Декабрьские обновления АГР: новые возможности для пользователей

Академическое ГиперРасширение продолжает совершенствоваться: решение предлагает новые инструменты для повышения эффективности работы с программой 1С:ДО. В декабре 2024 года пользователи получили доступ к нескольким обновлениям, которые решают актуальные задачи документооборота. Все функции реализованы с учетом потребностей реальных бизнес-процессов и направлены на автоматизацию типовых операций и снижение риска ошибок.

Раньше указание статьи движения денежных средств было обязательным условием. Из-за этого система часто функционировала медленнее, особенно при обработке большого количества документов, где настройка ДДС не имела значения. С помощью нового инструмента  АГР этот параметр можно сделать необязательным.

Что меняется? В настройках вида документа появилась опция, позволяющая отключить обязательное заполнение статьи ДДС.

Как включить?

1. Откройте настройки АГР в разделе «Документы».
2. Найдите параметр «Использовать необязательное указание статей ДДС» и убедитесь, что он включен.
3. Сохраните изменения и обновите параметры работы.

Практическое применение

Внедрение функции показало реальные результаты в разных подразделениях. В бухгалтерских департаментах, где ежедневно обрабатываются сотни платежных поручений, новая возможность сократила время на согласование и проведение документации. Например, ранее сотрудники тратили много времени на уточнение статей еще на этапе подготовки файла. Теперь, благодаря гибким настройкам, настройку можно добавить уже после отправки документа в работу. На практике это выражается в сокращении времени на обработку одного платежного поручения.

В отделах закупок новая функция также доказала свою эффективность. Часто договоры поставки сотрудники создают на основе предварительных данных, когда не все параметры сделки известны. С опцией необязательного заполнения статьи ДДС контракт можно запустить в работу, оставив уточнение на финальный этап согласования. Это особенно актуально для компаний, работающих с сезонными поставщиками, где условия соглашений могут меняться в процессе переговоров. 

Теперь при изменении вида документа система автоматически дозаполняет необходимые реквизиты и настройки доступа, используя готовый шаблон.

Что делает эта функция?

• При смене модели документа программа предлагает выбрать новый вид файла, уточняет настройки и дозаполняет поля.
• Рабочая группа автоматически обновляется в соответствии с ролями и назначениями, прописанными в шаблоне.

Как включить?

1. Перейдите в раздел «Документы» в настройках АГР.
2. Активируйте опцию «Использовать дозаполнение реквизитов и РГ по шаблону при изменении вида документа».
3. Нажмите «Применить» и «Обновить параметры работы».

Кому полезно?

Функция наиболее актуальна для крупных компаний с разветвленной структурой и многозадачной системой документооборота. Такие организации, как холдинги, производственные предприятия или сети розничной торговли, часто сталкиваются с необходимостью перерабатывать и уточнять информацию, чтобы верно составить документацию.

На практике опция  уже используется в следующих кейсах:

1. Договорная работа: при изменении договора, например, с общего на детализированный шаблон для крупного проекта, 1С:ДО  автоматически заполняет поле «Проект» и добавляет в рабочую группу сотрудников, ответственных за определенные разделы контракта.
2. Регламенты и внутренние инструкции: в компаниях с высоким уровнем стандартизации процесс обновления инструкций или политик требует вовлечения конкретных ролей. Например, чтобы переработать регламент по охране труда, система сразу добавляет ответственного инженера и руководителя отдела кадров.

Иногда в листе согласования появлялись лишние комментарии о несоответствии версий файлов. Теперь решение Академического ГиперРасширения позволяет исключить эти сообщения, чтобы сделать процесс согласования более прозрачным.

Как это работает?

• На вкладке «Обзор» больше не отображаются комментарии о несовпадении версий, если документ проходит автозаполнение.
• Функция снижает количество ненужных уведомлений, ответственный пользователь может сосредоточиться на сути согласования.

Пример использования

При работе с внутренними регламентами или нормативными документами в крупных организациях нередко возникает ситуация, когда каждое уточнение данных порождает дополнительные вопросы и замедляет процесс согласования. Особенно это актуально для компаний, которые обновляют стандарты на регулярной основе.

Например, в департамент кадрового администрирования разрабатывает новый регламент по обработке персональных данных. В процессе работы сотрудники несколько раз редактировали материал, и очередной вариант добавляли в лист согласования с пометкой «Версия согласованного файла отличается от текущей». Это привело к путанице у участников процесса — они не могли сразу определить, какая из модификаций является финальной.

Функция исключения решает эту проблему. При ее активации в 1С:Документооборот из листа согласования исключаются версии документа, которые не актуальны для текущего цикла утверждений. На вкладке «Обзор» отображается только актуальная, финальная вариация файла.

Нововведение добавляет в обзор файла расширенный лист согласования, позволяя видеть все циклы и стадии процесса.

Что нового? На вкладке «Обзор» отображаются все участники, их роли и этапы, которые уже пройдены. Решение упрощает контроль за выполнением задач и помогает избежать задержек.

Пример

В крупных организациях, где утверждение договоров и других важных материалов проходит через несколько стадий, ключевая задача — контроль за процессом. Руководители сталкиваются с необходимостью быстро и точно понимать статус документа, чтобы принимать своевременные решения.

Рассмотрим пример из работы департамента закупок. Компания заключает контракт с новым поставщиком, и процедура согласования включает несколько уровней:

• Начальник отдела закупок анализирует условия договора.
• Юридический департамент проверяет правовые аспекты.
• Финансовый директор оценивает бюджетные риски.
• Генеральный директор утверждает итоговый вариант.

Без использования расширенного листа согласования руководителю отдела сложно оперативно определить, на каком этапе находится файл и кто из сотрудников задерживает процесс. В программе могут накапливаться комментарии и версии, поэтому понять статус может быть трудно.

Теперь, с внедрением новой опции, на вкладке «Обзор» отображается детальная информация:

1. Этапы согласования с указанием сотрудников, ответственных за каждый шаг.
2. Время, затраченное на утверждение на каждом уровне.
3. Статусы («Подписано», «В процессе», «Отклонено») и комментарии, оставленные участниками.

Последнее обновление Академического ГиперРасширения позволяет указать, какие реквизиты и для какого исполнителя должны быть обязательными.

Как это настроить?

1. Перейдите в раздел «Процессы и задачи» в настройках АГР.
2. Активируйте параметр «Использовать перенос доп. реквизитов задач в предмет».
3. Настройте связи в регистре сведений.

Практическое значение

В крупных проектах, где задействованы десятки участников, которые выполняют сложные задачи, — точность данных играет ключевую роль. Дополнительную информацию, указанную в карточке миссии, нужно учесть в общей карте проекта, чтобы не потерять важные детали. Новая опция автоматизирует этот процесс и устраняет необходимость ручного дублирования данных.

Представим, что компания реализует проект модернизации производственного оборудования. Для этого в 1С:Документооборот создают сценарий, включающий задачи для разных подразделений:

• Закупочный отдел: определяет поставщиков оборудования.
• Технический отдел: разрабатывает требования к установке.
• Финансовый отдел: утверждает бюджет.
• Каждая операция сопровождается дополнительными реквизитами, такими как:
• Планируемый срок выполнения.
• Ответственный за исполнение.
• Сумма бюджета.
• Статус.

Без функции переноса этих данных в карточку проекта руководители вынуждены вручную собирать информацию, что занимает много времени и повышает риск ошибок.

Академическое ГиперРасширение продолжает предлагать пользователям инструменты, которые упрощают документооборот и снижают трудозатраты. Обновления декабря 2024 года сделали процессы согласования, управления доступом и настройки реквизитов еще более удобными и точными.

Все функции доступны через настройки АГР для версии 1С:Документооборот 3.0.