Как правильно организовать структуру папок внутренних документов в СЭД?

В сэд от 1С внутренние документы можно хранить только по папкам, в отличие от входящих и исходящих документов. Чтобы пользователь мог сохранить карточку внутреннего документа, он обязательно должен указать папку. От правильной структуры папок зависит удобство работы пользователей и администрирования СЭД, поэтому очень важно подойти к организации структуры папок внутренних документов системно.

Организация папок внутренних документов в 1С:Документооборот подробно рассмотрена в видеокурсе.

Перед началом проектирования структуры папок внутренних документов в 1С:Документооборот нужно сделать "классификацию видов внутренних документов".

Папка на карточке внутреннего документа по умолчанию заполняется значением папки, в которой пользователь создал новый внутренних документ, но этот реквизит можно изменить.

В своей практике встречал немало разных структур папок внутренних документов в СЭД 1С ДО и если все их обобщить, то можно выделить следующие варианты:

1. по организациям,
2. по подразделениям,
3. по видам документов,
4. смешанно (по подразделениям и видам),
5. по логическим группам видов документов (правильный вариант).

Первые четыре варианта не являются оптимальными с точки зрения требований, которых мы должны стремиться придерживаться при организации структуры папок внутренних документов:

• Количество уровней иерархии папок не должно превышать 3-х (сильно вложенные структуры усложняют навигацию и поиск нужной папки для пользователей).

Представьте себе какого будет пользователю последовательно открывать подчиненные папки: Договоры -> аренды -> оборудования -> кранов -> Центр -> МО.

• Структура папок внутренних документов не должна повторять существующие классификации, которые у нас уже используются для карточек, например, по видам внутренних документов, по грифам доступа, по вопросам деятельности, подразделениям и организациям (нет смысла дублировать одинаковую информацию на разных реквизитах и заставлять пользователей заполнять ее дважды).

Если у нас уже есть вид внутреннего документа "Договор аренды", то зачем делать такую же папку "Договоры аренды". Проще сделать одну папку на все виды договоров и назвать ее "Договоры".

• Папки должны называться понятными для всех сотрудников организации терминами (чтобы уменьшить ошибки при создании и поиске документов).

По папкам внутренних документов задаются права на чтение, добавление, изменение и удаление документов.

И если на документы нужно организовать доступ по-разному, то возможно придется делить папку на несколько папок. Но надо помнить, что кроме папок права доступа на внутренние документы еще можно настроить по организациям, грифам доступа, видам документов, корреспондентам и рабочим группам.

Рассмотрим структуру папок внутренних документов, которая присутствует в демо-версии 1С:Документооборот КОРП в релизе 2.0.11.1.

Данная структура построена по смешанному принципу. Здесь есть и папки по подразделениям и папки по видам документов. Так делать крайне не желательно, так как пользователю не понятно куда идти: в свое подразделение для создания нового документа или искать папку по виду документа.

В типовой методике документооборота от 1С заполнение структуры папок внутренних документов производится более правильно. Но и она не идеальна.

Правильная структура папок внутренних документов должна быть организована по логическим группам видов документов. Чем меньше папок будет, тем лучше. Объединяем похожие виды документов, для которых можно назначить одинаковые права, в одну группу и делаем для этих документов одну папку. Приведем примеры:

• В типовой методике документооборота на папку "Локальные нормативные акты" права определяются одинаково на все подчиненные папки. Поэтому нет смысла делать столько подпапок. Оптимальнее оставить одну папку верхнего уровня.
• В демо-версии 1С:Документооборота на все договора права по папкам определяются одинаково. Поэтому оптимальнее сделать одну папку: "Договоры".

Организация папок внутренних документов в 1С:Документооборот подробно рассмотрена в видеокурсе.