Что такое СЭД

Если коротко, то это система электронного документооборота, то есть программа, позволяющая работать с электронными документами. Но и для этого лаконичного определения нужны дополнения и пояснения. О них и будет наша статья.

Начнем с базы. В любой компании существует документация. Объем этой документации зависит от масштаба компании: в небольших фирмах речь может идти об ограниченном числе документов, работа с которыми не будет ресурсозатратной.

Когда же в фокусе внимания оказываются большие предприятия, оказывается, что число документов и ресурсов, которые расходуются для их обработки, становится кратно больше. Чем больше бизнес-процессов, тем выше потребность компании в их оптимизации и автоматизации.

Собрали ниже общую схему популярных функций и возможностей системы автоматизации делопроизводства (СЭД), и электронного документооборота (ЭДО) организации в целом.

Поскольку основная задача СЭД — это автоматизация рутины по работе с документами для сотрудников компаний, возможности ее достаточно обширны:

Для чего предназначен сервис сэд?

1. Экономит время сотрудников на работе с документацией с помощью шаблонов и возможности автоматического создания документов и позволяет им сконцентрироваться на основных задачах бизнеса.

2. Есть возможность работать с электронной подписью, имеющей юридическую силу.

3. Помогает расходовать средства компании более эффективно — экономит деньги на отправке, бумаге и печати.

4. Сокращает риски возврата и потери важных документов. Плюс экономит средства на штрафы и повторную отправку оригиналов.

5. Вся документация компании переходит в электронный архив, благодаря чему можно быстрее найти нужные бумаги и актуализировать их статус.

6. Позволяет компактно хранить большие объемы информации, не захламляя при этом офисные места хранения.

При этом у СЭД есть и другие преимущества, например, она может работать с внешним документооборотом через интеграцию с сервисами внешнего ЭДО. А еще в системе есть опция совместной работы с документами и возможность сбора аналитики.

Некоторые системы отличаются возможностью работы с кадровыми документами (КЭДО), что значительно упрощает работу сотрудникам отдела кадров.

В зависимости от сегмента, в котором компания осуществляет деятельность, конкуренция на рынке идет по разным сценариям. Новые и на первый взгляд более удобные в плане интерфейса облачные сервисы для малого и среднего бизнеса не всегда выигрывают у «старичков-консерваторов» (например, 1С:ДО), потому что для крупного бизнеса и холдингов намного важнее отказоустойчивость и стабильность на большом объеме операций и пользователей.

Мы собрали список наиболее интересных, на наш взгляд, российских ПО:

• 1С:Документооборот

Проверенная и одна из самых популярных отечественных систем электронного документооборота для крупных компаний и холдингов, уже использующих продукты платформы «‎1С».

• Контур.Диадок

Продвинутая, но в тоже время простая в управлении, система электронного документооборота с широким выбором готовых модулей интеграций.

• СБИС

Довольно популярная программа для управления документами за счет дополнительных функций и роумингу с любыми другими СЭД.

• LDM.Express

Готовая система управления корпоративным контентом от ведущего разработчика ИТ-решений компании ЛАНИТ, использующая российскую платформу.

• ELMA

Облачная система, предназначенная для организации делопроизводства и управления корпоративным контентом.

• DirectumRX

Мощный продукт в сфере автоматизации бизнес-процессов электронного документооборот. Одни из лидеров в своей сегменте.

• Дело от компании «‎ЭОС»

Работает с программами семейства «МойОфис».

• СЭД от Точка банка

Бесплатный для клиентов банка документооборот для малых предпринимателей и небольшого бизнеса.

• СЭД от Сбера

Электронный документооборот от Сбербанка — удобный и безопасный обмен документами для предпринимателей, предоставляется бесплатно при наличии подключенного пакета услуг Сбербанк Бизнес.

• Астрал ДОКИ

Новый сервис от одного из крупнейших операторов рынка ЭДО.

Как и при решении других задач корпоративного документооборота, важно понимать, какие проблемы именно в этой компании должна решить СЭД. Когда ответ на этот вопрос будет сформулирован, можно будет переходить к другим параметрам, которые важно учитывать:

• Вариант поставки

На серверах заказчика (для компаний с собственной ИТ-инфраструктурой, только локальная сеть) или в облаке, с возможностью работы с любого устройства и с доступом в интернет.

• Функциональность

Есть ли у данной системы все функции, необходимые для решения задач конкретной компании.

• Совместимость

Может ли новая система работать с тем ПО, которое уже используется компанией.

• Интерфейс

Насколько он удобен и прост в использовании.

• Расходы

Доступна ли покупка и дальнейшие поддержка и обслуживание СЭД для бюджета предприятия.

• Распространенность и зрелость СЭД

Чем более знакома другим выбранная система, тем больше вероятность встретить ее у ваших контрагентов.

• Масштабирование

Возможна ли перенастройка системы при масштабировании бизнеса.

• Разработчик

Есть ли у компании, создавшей СЭД, опыт работы с компаниями из вашей отрасли/вашего типа.

На первый взгляд, может показаться, что выбрать систему электронного документооборота не так уж просто, но ее внедрение — это инвестиция, которая окупается довольно быстро. И ради этого стоит один раз разобраться.

Будет лукавством утверждать, что переход на ЭДО и использование СЭД это легкий процесс, который можно однажды настроить и больше никогда о нем не вспоминать. У СЭД есть несколько несущественных, но все-таки недостатков, знать о которых важно на старте принятия решения:

1. Первичные инвестиции на покупку системы могут быть ощутимыми для предприятия (стоимость решений достигает 80-100 т.р.);

2. На внедрение и настройку нужно время, как и на обучение сотрудников;

3. Следить за функционированием и сервисным обслуживанием должен будет администратор, которого нужно будет обучить или принять на работу;

4. Перед вами будет стоять задача регулярного резервного копирования и обеспечения общей безопасности (разграничение прав, защита от вирусов и несанкционированных проникновений).

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) — это как раскрытие новой главы в жизни компании: возможность улучшить процессы, повысить эффективность и обеспечить надежность данных. СЭД не только сокращают временные и материальные затраты на обработку документов, но и значительно упрощают взаимодействие внутри организации и с внешними партнёрами.

Основные этапы успешного внедрения СЭД:

1. Анализ потребностей компании и специфики бизнес-процессов.

2. Выбор подходящей системы, учитывающей масштаб и требования организации.

3. Качественная подготовка персонала и обучение сотрудников работе с новой системой.

4. Постепенное внедрение и адаптация в соответствии с потребностями компании.

5. Постоянное сопровождение и поддержка системы для обеспечения её эффективной работы.

Внедрение СЭД — это не просто технологическое обновление, а стратегический шаг, направленный на повышение конкурентоспособности и улучшение управления информационными потоками компании. Наша команда экспертов готова помочь в реализации задач по внедрению и автоматизации процессов документооборота, обеспечивая комплексную поддержку и консультации в соответствии с индивидуальными потребностями вашего бизнеса.