Часть 3: Чем редакция 3.0 лучше 2.1

Рис. 24. Настройка доступности по состоянию, возможность быстро указывать настройки по столбцам и строкам

Обратите внимание! На всякий случай возьмите на заметку рекомендацию при настройке НДПС. А именно – делайте записи для каждого вида документа (и группы сотрудников) отдельно. Тогда в долгосрочной перспективе вам будет гораздо проще администрировать НДПС.

Обновления редакции 3.0 коснулись не только непосредственной обработки документов. Поговорим и о других не менее полезных возможностях.

В любой достаточно большой компании, использующей «1С:Документооборот», возникает вопросы: что делать, если сотрудник пошел в отпуск? Как отметить согласование за руководителя, если он согласовал бумажный документ? Для подобных ситуаций в редакции 2.1 предусматривалось делегирование. В редакции 3.0 появился гораздо более гибкий механизм. Теперь вы можете:

Указывать помощников и заместителей (рис. 25).

Рис. 25. Использование замещающих и помощников для сотрудника

Программа по-разному обрабатывает указание для помощников и замещающих. Помощник – тот, кто ассистирует руководителю, но сам не выполняет за него задачу. Он может распечатать, предоставить документы шефу, но сам их не согласует, не подписывает и т.д. Получается, что действие совершает руководитель, а фактически отражает его в программе – помощник. Это и запишет «1С:Документооборот». То есть зафиксирует, что операцию выполнил шеф, а отметил ее помощник.

Если же человек полноценно делает работу за руководителя (возможно, в какой-то конкретной области, а не все функции), тогда в программе его назначат заместителем. И задачи, которые он выполняет как «зам», уже будут отражаться как выполненные именно им. Например, вы направили задачу Согласование Иванову. Реализовал ее его заместитель Петров. В таком случае в листе согласования будет написано, что согласовано Петровым за Иванова.

Такой механизм помощников и заместителей приближен к реально выстроенным процессам в компаниях, поэтому удобен для подавляющего большинства организаций.

Иногда в организациях выстроена жесткая система, кто из сотрудников кому может направлять деловые поручения. Очевидный пример – практически никто не должен ставить задачи генеральному директору. В редакции 3.0 проблему решили кардинально – добавили опцию Правила коммуникаций. Теперь вы можете:

Настраивать ограничения для документов, задач и мероприятий. Если правило коммуникации для конкретного предмета не используется, то ограничений нет. Если же применяется – задействуется принцип «запрещено все, кроме того, что разрешено».

Например, вы хотите, чтобы поручения генеральному директору могли отправлять только его заместители и секретари. В таком случае создайте правило коммуникации для роли Исполнитель в задачах Поручение. В нем укажите, что весь персонал может направлять задачи только тем сотрудникам, которые находятся в подразделениях с рангом 2 и ниже. Для ролей Секретарь и Заместитель генерального директора ограничения уберите. В нашем примере к подразделению с рангом 1 относится только генеральный директор (рис. 26).

Рис. 26. Пример настройки правила коммуникации

Обратите внимание! Настройка может быть достаточно гибкой: пользователь может устанавливать ограничения по подразделениям, рабочим группам, статусам (руководитель или сотрудник), ролям, рангам подразделений.

Ранее для сотрудников, которые выполняли несколько функций в компании (например, являлись внутренними совместтелями) необходимо было заводить нескольких пользователей. В редакции 3.0 произошло серьезное изменение в структуре хранения информации о персонале – появился справочник Сотрудники. Теперь вы можете:

Создавать нескольких сотрудников для одного пользователя (т.е. не такому сотруднику не нужно будет входить в программу несколько раз). В карточке сотрудника будет ссылка на физическое лицо и указание, является ли данный исполнитель основным (рис. 27).

Рис. 27. Пример карточки сотрудника

Обратите внимание! Понятие «основной сотрудник» в документообороте отличается от одноименного термина в «1С:Зарплата и управление персоналом». Если с точки зрения кадрового учета человек может быть просто совместителем, не являться ключевым исполнителем, то в программе «1С:Документооборот» для каждого участника процесса обязательно будет карточка в справочнике Сотрудники с флажком Основной сотрудник. Далее могут появляться другие карточки (без указания данной отметки) для такого сотрудника в иных подразделениях. Они будут соответствовать функционалу, который этот исполнитель закрывает в организации. И это необязательно внутреннее совмещение с позиции кадрового учета. Возможно, просто было удобно разделить так обязанности сотрудников в компании.

Напомним, что структура справочника Подразделения в программе «1С:Документооборот» должна быть строго управленческой, а не той, что зафиксирована «официально». Поэтому всегда могут возникать ситуации внутреннего совместительства с управленческой точки зрения.

Это изменение незаметно для пользователей, но очень удобно для аналитиков и внедренцев. В редакции 2.1 при размещении на схеме скрипты были просто текстом. А значит, один и тот же сценарий приходилось копировать, а в случае правок – редактировать везде. В редакции 3.0 скрипты стали ссылочным типом. Теперь вы можете:

Указывать, какой скрипт нужно использовать в данном случае, а все правки сценария при необходимости делать в одном месте (рис. 28).

Рис. 28. Пример конкретного скрипта в справочнике Скрипты

Эта опция позволяет с помощью системных настроек заполнять состав группы по заданному алгоритму, что исключает ручную актуализацию и экономит время. В целом, механизм рабочих групп не изменился в редакции 3.0, но усовершенствовался. Теперь вы можете:

Создавать свои рабочие группы, прописывать в них скриптом алгоритм автозаполнения.

Подобный функционал существенно облегчает работу в больших организациях, а именно – упрощает администрирование. Например, для задач ознакомления удобно создать группу сотрудников подразделения, имеющих доступ к базе (рис. 29).

Рис. 29. Пример настройки автозаполняемой рабочей группы

Мы перечислили наиболее важные, с нашей точки зрения, изменения в «1С:Документооборот 3.0» по сравнению с предыдущей редакцией.

Вывод: редакция 2.1 помогает решать ключевые задачи, а 3.0 существенно упрощает работу сотрудникам (руководителям, ключевым пользователям, администраторам). Повышает контроль исполнительской дисциплины, не отвлекает исполнителей от ключевых задач и их основного профиля, удешевляет владение системой и дает огромные возможности для развития, масштабирования и внедрения действительно ЭЛЕКТРОННОГО документооборота, а не только автоматизации согласования.

При переходе с 2.1 нужно хорошо подумать, как отразятся изменения на учете именно в вашей организации, чтобы сразу максимально правильно организовать процесс в новой редакции. Этот процесс требует глубокого погружения, но он того стоит. В дальнейшем будет удобно работать и пользователям, и администраторам системы.

Если у вас остались вопросы, вступайте в наш Клуб Академии Документооборота. В нем мы в рамках регулярных онлайн-встреч и в мессенджере делимся друг с другом полезной информацией для успешного внедрения, поддержки и работы в программе «1С:Документоборот».

Компания «Академия Документооборота» занимается внедрением программы «1С:Документооборот» с 2010 года. Команда «Академии» профессионально внедряет решение или переводит на новую редакцию, обеспечивая адаптацию всех бизнес-процессов и обучение сотрудников при необходимости. Также она оказывает поддержку экспертам, предоставляет уникальные видеокурсы по продукту «1С:Документооборот» и использует проверенные инструменты для плавного перехода с редакции 2.1 на 3.0, является разработчиком программ (зарегистрированных в Реестре российского программного обеспечения), повышающих удобство работы с системой.