Автоматизировали выпуск МЧД в холдинге на базе 1С:Документооборот 3.0

В холдинге с распределённой структурой и большим объемом регламентного документооборота (договоры, входящая и исходящая корреспонденция, производственная документация и т.д.) использовался  типовой функционал  для работы с машиночитаемыми доверенностями (МЧД) конфигурации 1С:Документооборот 3.0. Согласно типовому функционалу МЧД формируются и подписываются из отдельного справочника «ЭДО: Машиночитаемые доверенности», который «живёт рядом» с обработками документов, но не встраивается в их жизненный цикл.

Для пользователей, оформляющих доверенность, это означало дополнительное переключение контекста: создать документ → запомнить реквизиты → перейти в справочник МЧД → создать/заполнить доверенность → вернуться к документу → запустить обработку. У топ‑менеджеров, которые часто подписывают доверенности групповым подписанием и работают преимущественно из задач, это приводило к ощутимым трудозатратам и потере фокуса. В ряде случаев возрастал риск ошибок при ручном переносе данных, а контроль доступа к персональным данным требовал дополнительной внимательности со стороны пользователей.

Чтобы упросить работу пользователей в процессе выпуска МЧД нами были рассмотрены следующие варианты:

1) Встроить работу с МЧД в карточку документа.

Основная идея заключалась в том, чтобы перенести функционал типового справочника машиночитаемых доверенностей в карточку документа предприятия. Так сохраняется последовательность для пользователя: работать всегда из документа, не переключаясь по справочникам.

2) Связать документ с карточкой МЧД без изменения формы документа.

Мягкий вариант, когда в документ добавляется лишь ссылка на МЧД, а сами действия остаются в справочнике доверенностей. Минус подхода — фактически двойной ввод и дублирование действий или реализация дополнительного функционала синхронизации. А также проблема переключения из задачи подписания в карточку МЧД оставалась открытой.

Клиент остановился на варианте №1 — добавлении функционала МЧД в карточку документа. Решение напрямую сокращало количество действий и исключало разрывы процесса: пользователи инициируют доверенность из документа, проверяют правильность заполнения и отправляют на согласование и подписание. Далее топ‑менеджеры  подписывают МЧД из задачи, экономя время. Это и послужило решающим фактором при выборе варианта. Кроме того, вариант органично вписывается в типовую методологию документооборота  и проще сопровождается.

Максимальная опора на типовой код вендора. Ключевые операции формирования, проверки и хранения МЧД реализованы через расширение конфигурации с переиспользованием типового функционала. Это упростило обновления и снизило затраты на поддержку.