Автоматизация выпуска МЧД в крупном холдинге на базе 1С:Документооборот 3.0
В холдинге с распределённой структурой и большим объемом регламентного документооборота (договоры, входящая и исходящая корреспонденция, производственная документация и т.д.) использовался типовой функционал для работы с машиночитаемыми доверенностями (МЧД) конфигурации 1С:Документооборот 3.0. Согласно типовому функционалу МЧД формируются и подписываются из отдельного справочника «ЭДО: Машиночитаемые доверенности», который «живёт рядом» с обработками документов, но не встраивается в их жизненный цикл.
Для пользователей, оформляющих доверенность, это означало дополнительное переключение контекста: создать документ → запомнить реквизиты → перейти в справочник МЧД → создать/заполнить доверенность → вернуться к документу → запустить обработку. У топ‑менеджеров, которые часто подписывают доверенности групповым подписанием и работают преимущественно из задач, это приводило к ощутимым трудозатратам и потере фокуса. В ряде случаев возрастал риск ошибок при ручном переносе данных, а контроль доступа к персональным данным требовал дополнительной внимательности со стороны пользователей.
Что мы сделали
Чтобы упросить работу пользователей в процессе выпуска МЧД нами были рассмотрены следующие варианты:
1) Встроить работу с МЧД в карточку документа.
Основная идея заключалась в том, чтобы перенести функционал типового справочника машиночитаемых доверенностей в карточку документа предприятия. Так сохраняется последовательность для пользователя: работать всегда из документа, не переключаясь по справочникам.
2) Связать документ с карточкой МЧД без изменения формы документа.
Мягкий вариант, когда в документ добавляется лишь ссылка на МЧД, а сами действия остаются в справочнике доверенностей. Минус подхода — фактически двойной ввод и дублирование действий или реализация дополнительного функционала синхронизации. А также проблема переключения из задачи подписания в карточку МЧД оставалась открытой.
Клиент остановился на варианте №1 — добавлении функционала МЧД в карточку документа. Решение напрямую сокращало количество действий и исключало разрывы процесса: пользователи инициируют доверенность из документа, проверяют правильность заполнения и отправляют на согласование и подписание. Далее топ‑менеджеры подписывают МЧД из задачи, экономя время. Это и послужило решающим фактором при выборе варианта. Кроме того, вариант органично вписывается в типовую методологию документооборота и проще сопровождается.
Немного расскажем о технических особенностях реализации.
Максимальная опора на типовой код вендора. Ключевые операции формирования, проверки и хранения МЧД реализованы через расширение конфигурации с переиспользованием типового функционала. Это упростило обновления и снизило затраты на поддержку.
Отображение функционала МЧД в карточке документа. Интерфейс работы с МЧД становится доступным только для вида документа с установленным признаком «Является доверенностью».
Ролевая модель и права доступа. Доступ к персональным данным возможен только пользователям с соответствующими ролями.
Фоновая регистрация в ФНС отдельным регламентным заданием. Процесс регистрации в ФНС вынесен в отдельное регламентное задание. Это нивелирует риски возможной недоступности API ФНС: если сервис недоступен, доверенность остаётся в очереди на регистрацию.
По отзывам после внедрения пользователи отметили естественность процесса: выпуск МЧД воспринимается как часть жизненного цикла документа. Отдельно руководители оценили возможность выполнять всё из привычного списка задач без переходов по справочникам.
Внедрение функционала МЧД в карточку документа позволила холдингу перевести выпуск доверенностей из отдельного справочника в удобный, управляемый и безопасный процесс, встроенный в ежедневную работу пользователей. Технически решение остаётся устойчивым к сбоям внешних сервисов и прозрачным для аудита. По совокупности факторов это практичный шаблон для предприятий, где важны скорость выпуска МЧД, контроль доступа к персональным данным и предсказуемая поддержка.
На основе этого успешного внедрения мы выделили подход в отдельный продукт — «Академические ГиперДоверенности», который позволяет автоматизировать выпуск МЧД на базе 1С:Документооборот в любой компании. Решение легко интегрируется в типовой релиз, снижает трудозатраты и повышает удобство работы с машиночитаемыми доверенностями.
📊 Нам важно Ваше мнение! Пожалуйста, пройдите небольшой опрос по ссылке — это займёт не больше минуты и поможет нам сделать продукт ещё удобнее.
авторизуйтесь