Как управлять договорами в 1С:Документооборот?
Как управлять договорами в 1С:Документооборот?
Значительную часть документов организации составляют договоры и связанные с ними документы: коммерческие предложения, договоры, дополнительные соглашения, приложения к договорам (спецификации, календарные планы), и прочие. Работа с договорной документацией состоит из большего количества этапов, в которые вовлечены ключевые сотрудники предприятия. Договорная работа является основой ведения бизнеса. Эффективная работа с договорами непосредственно влияет на конкурентоспособность и рентабельность организации.
В 1С:Документооборот в релизах 2.1.7 и 2.1.8 концепция учета договоров продолжила свое развитие (появились стороны договора). Это повлияло и на бизнес-процессы (теперь вместо процесса Утверждение надо пользоваться процессом Подписание для договоров). Рассмотрим основные моменты, на которые надо обратить внимание при внедрении управления договорами в 1С:Документооборот.
Настройка договорной работы в 1С:Документооборот в клиент-серверном варианте на живых примерах подробно рассмотрена в видеокурсе.
Виды документов договоров
Для начала надо определиться с требованиями к договорным документам и сделать классификацию видов договоров. В большинстве случаев договорные документы можно объединить в следующие группы:
- Доходные договоры,
- Затратные договоры,
- Дополнительные соглашения к договорам,
- Соглашения,
- Сопроводительные документы к договорам.
В настройках вида договора должен быть обязательно проставлен параметр "Является договором". Только тогда 1С:Документооборот будет считать данный документ договором.
При установке флага "Является договором" принудительно будут установлены следующие настройки:
- использовать подписание должностным лицом - делает доступным для документа состояния Подписан / Отклонен и процесс "Подписание" (до релиза 2.1.7 и 2.1.8 использовался процесс "Утверждение"), а также появляются реквизиты подписания (кто подписывал, результат подписания, дата);
- вести учет по организациям - позволяет выбрать нашу организацию (в карточке договора организацию нужно выбирать на табличной части Стороны);
- вести учет сторон - позволяет выбрать контрагента с кем заключается договор, при этом можно выбрать несколько контрагентов (до релиза 2.1.7 принудительно устанавливалась настройка вести учет по контрагентам);
- варианта подписания устанавливается в состояние "Мы и контрагенты";
- учитывать срок действия - добавляет реквизиты С, По, Бессрочный и Вариант продления на карточку договора;
- учитывать сумму документа - включает в карточке поля Сумма, Валюта и В т.ч. НДС,
- учитывать недействующие документы - позволяет расторгнуть договор. В карточке документа появляется флаг "Расторгнут" и ссылка на документ, который делает его не действующим.
Полезным для договора будет включить настройки "Обязателен файл скан-копии оригинала" и "Обязательно указание ответственного".
Права доступа и папки внутренних документов договоров
Далее надо продумать права доступа к договорам и настроить папки внутренних документов. Важно помнить, чтобы названия папок договоров были понятны всем сотрудникам, кто будет работать с договорами.
Карточка документа-договора
Карточка договора очень похожа на карточку обычного внутреннего документа, но также несет дополнительную функциональность, которая установлена в настройках вида документа.
Автозаполнение шаблона файла договора
Как правило, у доходных договоров есть бланки, которые полезно сделать автозаполняемыми для ускорения создания нового договора.
Правила автозаполнения начиная с редакции 2.1 заполняются у вида документа:
Для подготовки проекта договора применяется механизм автозаполнения шаблонов файлов, с помощью которого можно заполнить поля в файле из карточки договора:
- номер договора,
- дата заключения договора,
- контрагент,
- срок действия,
- сумма,
- и другие.
// ФИО_ПодписантаПервойСтороныОрганизации
РезультатОбработки = СклонениеПредставленийОбъектов.ПросклонятьПредставление(Файл.ВладелецФайла.Стороны[0].Подписал.Наименование, 2); // ФИО_ПодписантаВторойСтороныКонтрагента
РезультатОбработки = СклонениеПредставленийОбъектов.ПросклонятьПредставление(Файл.ВладелецФайла.Стороны[1].Подписал.Наименование, 2); // Должность_ПодписантаПервойСтороныОрганизации
РезультатОбработки = СклонениеПредставленийОбъектов.ПросклонятьПредставление(РаботаСПользователями.ПолучитьДолжность(Файл.ВладелецФайла.Стороны[0].Подписал).Наименование, 2); // Должность_ПодписантаВторойСтороныКонтрагента
РезультатОбработки = СклонениеПредставленийОбъектов.ПросклонятьПредставление(Файл.ВладелецФайла.Стороны[1].Подписал.Должность, 2); // ОснованиеПодписантаКонтрагентаВторойСтороны
РезультатОбработки = "" + АвтозаполнениеШаблоновФайловСервер.ПолучитьЗначениеДопРеквизитаОбъекта(Файл.ВладелецФайла.Стороны[1].Подписал, "Действует на основании") + " " + АвтозаполнениеШаблоновФайловСервер.ПолучитьЗначениеДопРеквизитаОбъекта(Файл.ВладелецФайла.Стороны[1].Подписал, "№ доверенности"); // АдресКонтрагентаВторойСтороны
Для Каждого КонтИнформация Из Файл.ВладелецФайла.Стороны[1].Сторона.КонтактнаяИнформация Цикл
Если Строка(КонтИнформация.Вид.Наименование) = "Юридический адрес" Тогда
РезультатОбработки = КонтИнформация.Представление;
КонецЕсли;
КонецЦикла; // ИНН_Контрагента
РезультатОбработки = Файл.ВладелецФайла.Контрагент.ИНН; // КПП_Контрагента
РезультатОбработки = Файл.ВладелецФайла.Контрагент.КПП; // ОГРН_Контрагента
РезультатОбработки = Файл.ВладелецФайла.Контрагент.РегистрационныйНомер; // Банк_Контрагента
РезультатОбработки = Файл.ВладелецФайла.Контрагент.ОсновнойБанковскийСчет.Банк.Наименование + " " + Файл.ВладелецФайла.Контрагент.ОсновнойБанковскийСчет.Банк.Город; // КоррСчет_Контрагента
РезультатОбработки = Файл.ВладелецФайла.Контрагент.ОсновнойБанковскийСчет.Банк.КоррСчет; // БИК_Контрагента
РезультатОбработки = Файл.ВладелецФайла.Контрагент.ОсновнойБанковскийСчет.Банк.Код; // РасчетныйСчет_Контрагента
РезультатОбработки = Файл.ВладелецФайла.Контрагент.ОсновнойБанковскийСчет.НомерСчета;
Маршрут движения договора
Маршрут согласования и подписания договора может зависеть от некоторых условий, например:
- договоры с суммой свыше 1 000 000 рублей согласовывает руководитель организации, с меньшей суммой – зам. руководителя;
- или договоры от VIP-клиентов согласуются в более короткие сроки, чем от остальных клиентов.
Для этого в системе 1С:Документооборот предусмотрен шаблон комплексного процесса, который определяет маршрут движения договора. При этом, начиная с релиза 2.1.8, маршрут процесса можно рисовать в графической схеме.
Контроль возврата переданного экземпляра договора
С помощью журнала передачи документов можно контролировать возврат переданных договоров. Для этого в записи журнала передачи требуется заполнить реквизит Срок возврата.
Документы, не возвращенные вовремя, отображаются в журнале передачи красным цветом.
При отправке исходящего документа, созданного на основании внутреннего (предмета переписки), система предлагает отразить передачу внутреннего документа в журнале передачи.
При утвердительном ответе пользователя автоматически создается запись в журнале передачи, которая отражает передачу внутреннего документа корреспонденту-получателю.
При поступлении входящего документа в ответ на подписанный исходящий 1с документооборот предлагает отразить возврат внутреннего документа в журнале передачи. При утвердительном ответе пользователя в ранее созданной записи журнала передачи автоматически отмечается возврат документа.
В отчете Журнал передачи есть вариант отчета, который показывает список документов, не возвращенных в отведенный срок по контрагентам.
Соглашения к договорам
По договорам практически всегда бывают нужны следующие виды соглашений:
- дополнительное соглашение к договору (меняет какие-то условия договора, например срок действия),
- соглашение о расторжении договора,
- соглашение о неразглашении информации NDA.
Чтобы настроить связи между соглашением и договором необходимо сначала предусмотреть типы связей (раздел НСИ -> Типы связей), а затем сделать настройку связей (раздел НСИ -> Настройки связей).
Для дополнительных соглашений также бывает нужно настроить нумератор по связанному документу, чтобы сплошная нумерация велась внутри договора.
Настройка договорной работы в 1С:Документооборот в клиент-серверном варианте на живых примерах подробно рассмотрена в видеокурсе.
авторизуйтесь
А можно ли в качестве стороны указывать физическое лицо?
Документ договор. У организации и у контрагента несколько счетов в банках. В договоре надо указать нужный счет. Если открыть карточку контрагента и там выбрать нужный счет – он появится в договоре. Создаем следующий договор – меняем счет контрагента в карточке и он прописывается в новый договор. При этом слетает в предыдущем… Может существует механизм как в договорах выбирать и хранить номер счета?
Присвоить в декабре 2021 года рег. номер по нумерации 2022 года можно, но для этого, когда документ уже зарегистрирован, в ручном режиме изменяется дата регистрации, устанавливается дата из будущего периода.
Можно ли сделать автоматическую регистрацию с будущим годом?
Базовыми средствами нельзя. Как вариант, можно в обработчике, осуществляющем автоматическую регистрацию, прописать правило, чтобы дата регистрации бралась из доп. реквизита, который предварительно заполнит ответственный исполнитель. Иначе система автоматически не сможет определить, что документ необходимо зарегистрировать будущим числом или, наоборот “задним” числом.
Ошибка при записи внутреннего документа:
Поле "Дата начала действия" не заполнено
Поле "Дата окончания действия" не заполнено
Поле "Порядок продления" не заполнено
Подскажите пожалуйста как сделать эти поля не обязательными? по крайней мере на этапе проекта.
Ошибка при записи внутреннего документа:
Поле "Дата начала действия" не заполнено
Поле "Дата окончания действия" не заполнено
Поле "Порядок продления" не заполнено
Подскажите пожалуйста как сделать эти поля не обязательными? по крайней мере на этапе проекта.
Схема возникает следующая:
1. Договор инициируется. Выставляются стороны: наша и контрагента
2. Документ по процессу попадает на подписание с нашей стороны, со стороны контрагента документ остается неподписанным
3. Состояние документа в таком случае "На подписании". И ничего его больше не может изменить
В случае если проставить подписание контрагента и затем подписать с нашей стороны, то состояние "Подписан". Но нужно наоборот. Подскажите как действовать?
У нас версия документооборота КОРП 2.1. Права доступа разграничиваем в разрезе по организациям.
Но столкнулись с таким вопросом: если создан договор между двумя нашими организациями, то доступ к данному договору получают только сотрудники, организация которых указана в списке сторон договора первой. Сотрудники второй организации соответственно этот договор не видят. Возможно ли типовыми средствами реализовать доступ к данному документу для сотрудников обоих организаций?
У нас версия документооборота КОРП 2.1. Права доступа разграничиваем в разрезе по организациям.
Но столкнулись с таким вопросом: если создан договор между двумя нашими организациями, то доступ к данному договору получают только сотрудники, организация которых указана в списке сторон договора первой. Сотрудники второй организации соответственно этот договор не видят. Возможно ли типовыми средствами реализовать доступ к данному документу для сотрудников обоих организаций?
В настройках прав доступа стоит флаг "Ограничивать права доступа". Но все равно если пользователь заходит в задачу, ему доступны кнопки согласования, даже если задача адресована не ему.
Что еще можно проверить?
P.S.
На пользователя с полными правами никакие ограничения не действуют. :-)
Пытаюсь настроить ролевую маршрутизацию задач для договоров.
Есть роль исполнителя "Финансовый менеджер проекта", в которой включены обе галочки: "Используется без объектов адресации" и "Используется с объектами адресации" (основной объект - Организация, доп. объект не заполнен). Пользователям назначены роли исполнителей с заполненными организациями. При запуске процесса согласования договора по ООО Тест создаётся задача на роль исполнителя, но пользователь с ролью по этой организации её не получает. Нужно ли настраивать условия маршрутизации под каждое сочетание роль/организация или есть более гуманные методы?
Т.е. в момент создания какой то задачи по процессу, проверить условие, и если оно не выполняется, то не завершать процесс, а повторить проверку через какое то время?
Что ли эта обработка еще и в хранилище (файловый том) лезет?
Показать еще комментарии (2)
Удаляются элементы справочников Файлы, ВерсииФайлов, а также физическое файлы.
"Невозможно удалить объектов: 1, т.к. в информационной базе на них ссылаются другие объекты.
Для просмотра списка таких объектов нажмите кнопку Далее >>"
Т.е. если сама карточка документа не удалена... то файл нельзя грохнуть. И, соответственно, не проверить дальше - полезла ли обработка в файловое хранилище
Попробуйте создать новый файл в папке файлов и пометить его на удаление.
Пример: создали карточку документа и добавили туда файл, оказалось, что добавили по ошибке и пометили его на удаление.
И добавили другой - правильный.
Т.е. сама карточка документа осталась вполне действующей и убивать ее не надо. А вот ошибочный файл - хотелось бы совсем удалить.
Получается, что данной обработкой ее не удалить в таком случае
Если файл, приложенный к документу помечается на удаление, то он НЕ удаляется из хранилища.
Как можно сделать, чтобы он и из хранилища удалялся?
Показать еще комментарии (1)
1. Поставьте в настройках Фактический исполнитель = Выбирать при выполнении. И при выполнении выбирайте того, кому направлена задача.
2. В маршрутах согласования лучше использовать роли и тогда такой проблемы не возникнет, т.к. у визы кроме пользователя еще будет указана и роль, а роли будут разными и в истрию ничего помещать не надо.
При использовании ролей (постоянные согласующие будут указаны в виде ролей) пользователю придется 2 раза согласовывать один и тот же документ в рамках одного процесса. Как-то возможно это обойти?
Второй этап комплексного процесса состоит из 7 шагов согласования. Подскажите пожалуйста, если в процессе была хотя бы одна виза Согласовано с замечаниями, как сделать, что бы документ не отправлялся на Подпись, а выводил действия как при отрицательной визе "Завершить" или "Повторное согласование"?
Инициатор создает документ и отправляет его на согласование.
Выполнить задачу на согласование может либо тот, кому она адресована, либо сам автор.
Вопрос: как можно запретить автору согласовывать задачи, которые он создал?
Исходные данные: настраиваю обработку внутреннего документа, в которую входят процесс согласования, утверждения Руководителем и далее списание в дело.
При создании внутреннего документа "договор" - стартует процесс согласования, после которого - создается задача руководителю - утвердить договор. И вот тут возникает ситуация: если данный внутренний документ на процессе утверждения откроет бухгалтер или юрист (они участвуют в процессе согласования) и перейдет по вкладке "Процессы и задачи" в задачу "Утверждение", то для них будет доступна кнопка "Утвердить". Скажите, что можно сделать, что бы задачу Утверждения никто не мог выполнить, кроме Руководителя или его делегата?
Если у Вас включено ограничение прав, то выполнить задачу утверждения может только Руководитель и его делегаты.
Возможно ли реализовать правилами маршрутизации следующий механизм согласования, когда при наличии визы "Не согласовано" процесс не возвращается обратно автору, а доходит до конца, собирая все визы согласующих.
Возможно ли правилами маршрутизации в процессе согласования реализовать механизм смешанного согласования, когда при нажатии "Не согласовано" процесс согласования доходит до конца, собирая все визы согласующих?
спасибо большое, так и сделала - через механизм бизнес-событий. Все работает! :)
Есть событие - создание внутреннего документа.
Скажите, можно настроить уведомление так, что бы при создании внутреннего документа (договор), приходило уведомление на почту руководителю автора документа. Но при этом - не требовало от руководителя никаких действий.
Можно через механизм бизнес-событий сделать обработчик, который будет запускать процесс Ознакомление руководителю автора. Подробнее см. здесь: http://www.doc-lvv.ru/2017/06/biznes-sobytiya-v-1s-dokumentooborot.html .
"...При отправке исходящего документа, созданного на основании внутреннего (предмета переписки), система предлагает отразить передачу внутреннего документа в журнале передачи.
При утвердительном ответе пользователя автоматически создается запись в журнале передачи, которая отражает передачу внутреннего документа корреспонденту-получателю.
При поступлении входящего документа в ответ на подписанный исходящий 1с документооборот предлагает отразить возврат внутреннего документа в журнале передачи. При утвердительном ответе пользователя в ранее созданной записи журнала передачи автоматически отмечается возврат документа...."
Это всё реализуется доработкой? или типовыми средствами можно обыграть?
Спасибо!
Я у себя с помощью кнопки Еще/Изменить форму кнопку убрал, но у меня не получилось скопировать эту настройку другому пользователю.
К тому же, как я понимаю, при таком решении все равно при выполнении зада по почте в письме будет приходит три варианта, а не два.
В общем, можно ли параметрически решить эту задачу?