1С:Документооборот 3.0: ключевые отличия от редакции 2.1 и что важно при переходе

Чтобы принять решение о внедрении нового программного обеспечения, нужно учесть множество факторов. Перечислим возможности и изменения, которые могут повлиять на процесс перехода с «1С:Документооборот» редакции 2.1 на 3.0. Также дадим рекомендации на основе опыта АО «Академия Документооборота».

Ранее уже публиковался материал, посвященный отличиям между версиями 1С:Документооборот 3.0 и 1С:Документооборот 2.1, однако в нем описали только ключевые моменты. В этой публикации опубликовали полный и детализированный перечень различий между версиями.

Ранее вышла новая редакция программы «1С:Документооборот». Ее актуальная редакция на дату публикации имеет номер 3.0.19.30 (далее – 3.0).

Статья будет полезна: 

• ИТ-директорам, оценивающим переход с 1С:Документооборот 2.1 на 3.0;

• компаниям, уже завершившим миграцию и разбирающимся в возможностях новой версии;

• администраторам системы, отвечающим за сопровождение и настройки;

• внедренцам и партнерам, настраивающим решение под требования бизнеса.

Наша компания «Академия Документооборота» специализируется на обучении программе «1С:Документооборот». Нам неоднократно приходилось отвечать на самые разные вопросы, касающиеся работы системы, помогать клиентам как внедрять «с нуля», так и плавно переходить на новый продукт. В результате у нас появился продукт «ГиперПереход», в рамках которого мы обеспечиваем успешное постепенное внедрение 3.0 в компаниях, работающих в редакции 2.1.

Хотим поделиться нашим опытом. Расскажем о наиболее ярких и удобных возможностях редакции 3.0 не с рекламной, а с практической стороны. В этой статье не будет полного перечня изменений, появившихся в новой редакции. Но будет то, на что имеет смысл обратить внимание при поиске своего ответа на вопрос «А зачем нам переходить на редакцию 3.0?».

Рассмотрим основные функциональные нововведения, реализованные в последней редакции программы «1С:Документооборот».

Реестры — настраиваемые объекты, которые объединяют в себе виды документов и позволяют быстро обратиться к любому указанному из них (например, договорам, «служебкам» или кадровым документам).

В редакции 3.0 Реестры отображаются на начальной странице (рис. 1).

Теперь вы можете:

Настраивать реестры. В редакции 2.1 вы работали только с готовыми справочниками по входящим, исходящим и внутренним документам. Теперь имеете возможность делать больше. Можно создавать произвольное их количество, регулировать видимость отдельным категориям пользователей, включать в них необходимые виды документов (рис. 2).

Настраивать свою форму реестра. Причем индивидуально для каждого. Например, в реестре Договоры можно вывести отображение контрагента и суммы, скрыть ненужные реквизиты, переименовать и пр.

Работать с большим количеством реестров. При этом их список будет сортироваться по алфавиту. Часто полезно бывает ввести индексацию таких объектов. Можно ввести числовой префикс в наименовании реестра по некоему внутреннему приоритету компании, по блокам или по любому другому порядку.

Например:

• 01.1 Договоры (Общий).

• 01.2 Договоры доходные.

• 01.3 Договоры расходные.

• 02 Входящие документы.

Эта функциональность в редакции 3.0 решена гораздо лучше, чем в 2.1. При работе с предыдущей редакцией администраторы или внедренцы часто меняли форму списка или документа, затем через «Персональные настройки» тиражировали на всех пользователей. Обычно создавался какой-то эталонный пользователь, ему делались базовые настройки. Когда добавлялся новый, ему копировали настройки эталонного пользователя.

Это решение имело несколько минусов:

1. Надо было не забыть скопировать настройки новому пользователю.

2. Наблюдались проблемы при обновлении платформы (персональные настройки иногда слетали).

3. Когда аналитик готовил руководство по эксплуатации, он мог, например, забыть о таком решение в 2.1, сделать анализ на том виде документа, который имелся в стандартной поставке, ссылаясь на стандартные наименования реквизитов. В результате в инструкциях было написано одно, люди в базе видели другое, аналитик и пользователь говорили на разных языках.

Такие проблемы прекрасно решаются с помощью функционала рекомендованных настроек в 3.0. Разработчики включили его в общие настройки программы (рис. 3).

Теперь вы можете:

Изменять форму списка по своему усмотрению. После этого с помощью команды Сохранить настройки как рекомендованные настроить аналогичное отображение для всех пользователей (точно так же рекомендованные настройки сохраняются и для карточек документов) (рис. 4).

Работа с документами в новой версии программы 3.0 включает их создание из шаблонов, настройку и автоматическое именование файлов, а также управление жизненным циклом документа с отслеживанием задач и сроков исполнения. Разберем более подробно.

В редакции 2.1 было три типа документов: входящие, исходящие и внутренние. В редакции 3.0 подобного деления больше нет. Это удобно для написания запросов и формирования отчетов. Вместе с тем система отличает входящие и исходящие документы от прочих видов — в настройке по виду документа установлен флажок Является входящей корреспонденцией или Является исходящей корреспонденцией.

Практически в каждой организации встречаются группы родственных документов. Они могут немного отличаться шаблонами или обработкой. В редакции 2.1 для них обычно создавались отдельные виды документов. В редакции 3.0 внесли изменение — добавили понятие Тематика. Она позволяет объединять такие группы документов.

Например, у вас могут быть договоры с клиентами на разные виды услуг, подразумевающие разные шаблоны файлов и отличающиеся обработкой (общая структура схожая, но есть отличия по исполнителям отдельных действий). Или заявки на документы, в которых указываются разные значения реквизитов — основных и дополнительных (по умолчанию), а также список сотрудников, имеющих право создавать документ.

В редакции 2.1 необходимо было создавать отдельный вид документов для каждого такого случая. Теперь все проще. Вид документа может быть одним, но для него будет указано несколько тематик (рис. 5).

• Тематики вы можете использовать:

• При настройке шаблонов и правил обработки документов.

• Написании скриптов и постановке условий

• Настройке прав доступа.

• Настройке реестров документов

• Формировании отчетов

Для принятия решения нужно ли создавать новый вид документа или воспользоваться тематиками необходимо проанализировать требуемые настройки вида документа, нумераторы, маршруты движения документа и настройки прав по локальным администраторам (Важно! Настраивать доступ для локальных администраторов можно только для видов документов, для тематик невозможно).

При переходе с редакции 2.1 на 3.0 стоит подумать, как можно уменьшить количество видов документов. Очевидно, когда документов много, управлять ими с точки зрения внесения изменений в обработки, настройки прав, анализа и т.д. гораздо сложнее. Переход на новую редакцию программы позволяет проработать эту проблему.

Часто бывает так, что документ по сути одинаковый, но предполагает использование разных шаблонов файлов. Необходимость в подобном оформлении возникает, например, в тех случаях, когда разным получателям требуется информация в особом формате. В редакции 2.1 для этого делали несколько шаблонов документов. В редакции 3.0 такую проблему решили по-современному.

Вы можете:

Создавать один шаблон документа, а к нему прикреплять несколько шаблонов файлов и указывать условие применимости для каждого из них (рис. 6).

Обратите внимание! При такой настройке есть нюанс, который может пугать пользователей, если их не предупредить заранее. При создании документа будут показаны все файлы, а после записи останутся только те, у которых условие примет истинное значение.

Роли файлов нужны для того, чтобы классифицировать, файлы по функциональному назначению внутри карточки документа и тем самым установить правила их обязательности и единообразия прикрепления. В редакции 3.0 вы можете:

Устанавливать произвольное количество ролей так, как вам удобно. Если вы применяете роли файлов, логично создавать как минимум роли Основной и Вспомогательный, а далее — в зависимости от учета в вашей компании (рис. 7).

Указывать при настройке вида документа, какие роли файлов являются обязательными, а файлы каких ролей должны быть в единичном экземпляре (рис. 8). Обратите внимание! Одновременное указание обеих галочек равносильно требованию обязательного наличия строго одного файла данной роли.

Структурировать файлы документа, когда вам нужно проверить, прикреплены ли к документу файлы с определенной ролью; когда надо выбрать файлы определенной роли. В документе файлы разных ролей будут распределены по соответствующим папкам. При этом допустимо существование файлов, для которых роль не указана (рис. 9).

Обратите внимание! Если вы в настройках установили для роли флажок Обязательный файл, то документ нельзя будет зарегистрировать, пока в нем не появится файл с такой ролью. Поэтому вдумчиво подходите к указанию такой «галочки», чтобы не усложнить работу регистраторов файлов. Возможно, будет удобнее воспользоваться другими вариантами контроля ошибок (см. об этом далее в разделе «Условия запуска»).

Ранее в редакции 2.1 не было удобного инструмента, который позволял бы вставить после регистрации подписанного файла штамп электронной подписи и регистрационный штамп. Вопрос пытались решить. Внедрили штамп электронной подписи, но так и не создали регистрационный. Это приводило к тому, что пользователям приходилось сначала «предварительно подписывать» документ, далее присваивать ему регистрационный номер и только потом проставлять на нем усиленную квалифицированную электронную подпись. Схема, когда документ сначала регистрировался, а потом подписывался, тоже была неудобна. Почему? В рамках подписания документ мог поменяться (а предполагается, что если он зарегистрирован, то преобразовываться не должен).

Проблему окончательно решили в редакции 3.0. Теперь вы можете:

Использовать команду Вставить регистрационный штамп. Откройте карточку зарегистрированного документа, найдите список файлов и в контекстном меню выберите указанную опцию (рис. 10). (Перед этим предварительно настройте сервис «1С:Штамп» в общих настройках программы, установив формат итогового файла PDF/A и включив соответствующую настройку.)

Обратите внимание! Файл самого подписанного документа при регистрации не меняется, но создается файл визуализации, который хранится отдельно. Теперь вы можете абсолютно спокойно после подписания вставлять регистрационный штамп.

С помощью механизма Связи документов можно не только видеть все сведения о том, как документы связаны друг с другом, но и управлять ими. В редакции 2.1 он существовал, но работал не совсем гладко. Возникала проблема с правами (например, вы создали дополнительное соглашение, отправили его на согласование, а у сотрудника, который согласует документ, нет доступа к договору-основанию, из-за чего он не может совершить операцию).

В редакции 3.0 такую проблему решили кардинально. Связи документов получили одно небольшое, но полезное изменение — синхронизацию доступа к связанным документам. Вы можете:

Указывать вариант синхронизации доступа — копировать или расширять доступ. Понятно, что при копировании значения на закладке Доступ будут заменены, а при расширении — добавлены необходимые записи. Поэтому обычно удобнее использовать вариант Расширять (рис 1).

Менять глубину иерархии отображаемых связей. По умолчанию вы видите три уровня связей, но при желании имеете возможность настроить опцию под свои нужды.

Настраивать отображение связи. В настройках связи можно указать является ли она важной (будет отображаться в связях документов) или нет.

Обработка документов — ключевая возможность, ради которой используют 1С:Документооборот. Она может включать в себя как готовые минимальные делопроизводственные процессы (согласование, утверждение, исполнение), так и сложные схемы жизненного цикла документа в организации.

Именно механизм обработки документов максимально изменился в новой редакции. И главное, что комплексные процессы более не используются в обработке документа.

В редакции 2.1 при запуске процесса по документу пользователь не имел возможности быстро понять, кто какие действия будет выполнять, не без сложностей добавлял исполнителей (ответственных за согласование документа или сотрудников для списка рассылки, например) — это часто решалось доработками. В редакции 3.0 все устроено гораздо удобнее. Вы можете:

Задействовать закладку Обработка. В ней сразу отображается, какие действия предусматривает обработка документа, кто их выполняет и на каком этапе находится документ.

Если вам нужно настроить обработку с нуля или перенести схемы из 2.1 → ГиперПереход

Использовать шаблоны процессов — как атомарных, так и комплексных тоже можно, но не для обработки документов, а для неких независимых процессов, которые могут задействовать и документы, но не меняют их состояние.

Такой подход существенно облегчает работу пользователей, но есть и проблемы.

1. В редакции 2.1 один шаблон комплексного процесса можно было использовать для разных видов документов. В редакции 3.0 обработка настраивается строго для одного вида документа (хотя несложно ее скопировать и добавить в другой вид документа).

2. В редакции 2.1 в комплексных процессах можно использовать несколько предметов. То есть запуская из одного документа процесс, вы имели возможность сразу выполнять действия и для другого документа. В редакции 3.0 подобная схема работы не предусмотрена, хотя ее можно настроить, если использовать Академическое ГиперРасширение для программы «1С:Документооборот» или бесплатно распространяемую редакцию Академического ГиперРасширения «Старт».

Такое изменение функционала в редакции 3.0 требует серьезного анализа при переходе с 2.1. Перечислим важные моменты, на которые стоит обратить внимание.

• В редакции 3.0 надо заполнить настройки обработки вида документа (указывать действия, режим автозапуска, условия запуска, проверку выполнения и правила эскалации, заполнить правила обработки (исполнители, условия их вызова, сроки, конкретные наименования и пр.)). При необходимости — скорректировать схему обработки..

• В при переходе на редакцию 3.0 полезно подумать, как уменьшить количество видов документов за счет использования тематик и возможности гибкой настройки правил обработки.

• В редакции 2.1 шаблоны процессов настраивались с использованием условий и ветвлений на множество аналогичных действий вместо одного (например, несколько разных согласований с разными сотрудниками, которые отвечают за согласование). В 3.0 так делать не рекомендуется по целому ряду причин.

• В редакции 2.1 при запуске комплексного процесса по документу указывались его предметы. В редакции 3.0 в обработке первого документа надо предусмотреть действие Исполнение для создания и запуска обработки второго документа (либо сделать это скриптом). То есть в такой ситуации будет два документа и две обработки по ним.

• В редакции 3.0 действия Рассмотрение и Исполнение объединены в одно с названием Исполнение.

• В редакции 3.0 установили этапы Согласования, что позволяет аккуратно и гибко настраивать даже сложные согласования. Стоит использовать эту возможность при настройке обработок, а не просто переносить схему из 2.1.

• В редакции 3.0 появилась возможность отключать режим Согласование с замечаниями в настройках параметров работы процессов, обработок и задач. Важно! Отключать и включать эту функцию можно сразу для всех видов документов. В целом логика работы режима не изменилась. Но! Поскольку пользователи часто некорректно трактуют логику, заложенную в этом режиме, лучше всегда отключать указанную настройку.

• В обработках в редакции 3.0 можно использовать только схемы (таблицы более не применяются).

• В редакции 3.0 с учетом изменившейся архитектуры конфигурации нужно будет скорректировать скрипты.

Можно настроить автоматический запуск обработки при наступлении определенного события в системе . В редакции 2.1 была аналогичная опция, но имела свои недостатки. В частности, система не умела проверять, запущен или нет процесс, и всегда при закрытии предлагала его запустить. В редакции 3.0 эту проблему решили (рис. 2).

Разработчики советуют использовать Режим автозапуска всегда, просто указывая условия для запуска обработки.

Иногда возникает потребность запретить запуск обработки документа, если не выполнены некоторые условия. Например, не заполнен файл с определенной ролью.

В редакции 2.1 напрямую сделать это было нельзя. Требовалось добавить условие в схему и, если файл отсутствовал, создать исполнителю соответствующую задачу. В редакции 3.0 решение усовершенствовали. Теперь вы можете:

Получать предупреждение при применении условия запуска в аналогичной ситуации. Из этого сообщения сразу поймете, какая проблема мешает вам запустить обработку (рис. 3).

В документообороте присутствует несколько действий: Подписание, Согласование, Утверждение, Регистрация, которые предполагают положительный или отрицательный результат. Например, документ может быть подписан или не подписан.

Теперь задача на ознакомление с результатом придет только для отрицательного результата (документ не подписан, не согласован и т.д.). В случае положительного — задача не создается, но отправляется уведомление на электронную почту.

Кроме того, можно разделить, кто выступает автором задачи (например, секретарь), а кто должен обрабатывать замечания, возникшие в ходе согласования документа (ответственный сотрудник) (рис. 4).

В программе редакции 2.1 существовала проблема с задачами Ознакомление, когда процесс ждал окончания задачи ознакомления и не двигался далее. Иногда возникали такие ситуации, в ходе которых ознакомление затягивалось надолго по разным причинам, и обработка документа не завершалась.

В редакции 3.0 эту проблему решили. Теперь вы можете:

• Использовать вариант (по умолчанию), когда обработка не ждет завершения команды Ознакомление, а продолжается далее.

• Использовать старую схему работы, при которой обработка не идет далее, пока не выполнено действие Ознакомление (рис. 5).

При длительной обработке каких-то документов может возникнуть ситуация, когда в ходе процесса меняются исполнители: кто-то уволился, кто-то был переведен на другую должность. И конечно, хочется, чтобы задачи приходили на новых, «правильных» сотрудников. В редакции 3.0, в отличие от 2.1, эту проблему решили. Теперь вы можете:

• Указывать, в какой момент должно произойти разыменование контейнеров до конкретных сотрудников (рис. 6).

• Указывать роль, подразделение и т.д. при настройке действия и быть уверенными, что конкретные сотрудники появляются в зависимости от настройки (при заполнении обработки, при запуске в обработку или перед началом выполнения конкретного действия).

Обратите внимание! Иногда участники процесса хотят сразу видеть, на кого будут направлены задачи в рамках обработки. Тут остается или договариваться с пользователями, или считать, что описанная в данном разделе проблема для компании неактуальна, и использовать вариант При заполнении обработки.

В ходе работы может возникнуть необходимость изменить участников действий: добавить или удалить кого-то из согласовантов, например. В редакции 3.0 эту проблему решена. Теперь в соответствующей настройке вы можете:

Указывать можно лименять участников в действии обработки и если да, то как. Допустимы варианты Запрещено, Разрешено, Разрешено, если не задано в настройках и Разрешено только добавлять (рис. 7).

Указывать особые настройки для конкретного этапа действия. Использование этой возможности тесно связано с механизмом вытеснения, который описан в следующем пункте.

Часто по одному документу сотрудник получает задачи Согласование и Подписание. В зависимости от ситуации может возникнуть потребность оставить две из них или, наоборот, убрать (вытеснить) сотрудника из согласования, сохранить лишь подписание. В редакции 2.1 реализовать подобное решение было невозможно. В редакции 3.0 его осуществили. Теперь вы можете:

Указывать тех исполнителей, которые должны получить задачу обязательно на определенном этапе согласования. Буквально устанавливать напротив каждого отметку — «замочек» (рис. 8).

Этот режим есть только в редакции 3.0. Он подразумевает преобразование документа в HTML при согласовании и одновременную координацию действий сотрудников по согласованию с возможностью оставлять замечания и комментарии.

К сожалению, в реальности режим функционирует тяжело. Пользователи должны обладать уверенными навыками работы и понимать логику процесса. Многие организации отказываются применять такой режим именно из-за недостаточного уровня знаний и компетенций персонала.

При настройке вида документа всегда должно быть хотя бы одно правило обработки. При этом оно может быть уточнено, конкретизировано для каких-то разрезов. Речь о различных вариантах обработки документов, которые настраиваются в соответствии с бизнес-логикой предприятия. В качестве разрезов могут выступать тематики документов, организации и подразделения. Именно подобную функцию реализовали в редакции 3.0 (рис. 9).

Используя эту опцию, теперь вы можете:

• Видеть общее правило обработки для конкретного документа. Оно будет собираться снизу вверх, приоритет всегда остается за нижней по иерархии настройкой (рис. 10).

• Уменьшать количество видов документов, если они отличаются только правилами обработки. И все благодаря достаточно гибкому механизму. Так, с его помощью вы можете настроить одинаковые правила для всех тематик документа, кроме одной, а для этой одной правила разделить по организациям.

Обратите внимание! Есть одна тонкость, которая касается программы «1С:Документооборот» и облегчает ее настройку. Если по каким-то причинам для определенных документов вам не надо использовать какое-то действие в обработке, то достаточно просто не указывать в нем исполнителя.

Главный вопрос, который может возникнуть в связи с разрезами: а почему не применять просто условия выбора исполнителя (рис. 11)?

Применять условия реально, но при этом возникнут проблемы или неудобства, зависящие от настройки Разворачивать до конкретных сотрудников. В разных комбинациях вы можете видеть на закладке Обработка в документе лишних исполнителей (пусть и серым цветом) или, наоборот, терять часть исполнителей из-за того, что закладка Обработка обновляется автоматически только при изменении ключевых реквизитов документа. (Здесь мы не будем останавливаться на разборе всех возможных ситуаций.) При использовании разрезов правил обработки (например, для тематик документа) исполнители всегда отображаются корректно.

При работе в редакции 2.1 часто возникали жалобы на подписание бумажных документов. Если отправлять задачу на подписанта, то он возмущался, зачем ему еще и в программе заниматься ею. (Иногда руководитель в принципе мог не работать в «1С:Документообороте»). Приходилось закрывать его задачу или формировать новую — Обеспечить подписание — вместо подписания. (С точки зрения отражения информации, последний вариант не самый удачный: данные о том, кто именно подписал документ, не были видны.)

В редакции 3.0 эту проблему решили — добавили опцию Обеспечение подписания. Теперь вы можете:

Указывать в правилах обработки не только подписанта, но и ответственного за «обеспечение». Речь об исполнителе, который распечатает согласованную редакцию и лист согласования, передаст документ в приемную руководителя или непосредственно подписанту.

Обратите внимание! Даже если способ подписания указан «на бумаге», то программа будет корректно работать для всех документов. Для бумажных формируется задача обеспечивающему подписание, а для электронных — задача подписания самому подписанту (рис. 12).

В случае бумажного документа сотрудник, обеспечивающий подписание, получит задачу, которая предполагает распечатку, передачу на подпись документа и отражение в программе. В ней он имеет возможность зафиксировать как положительный, так и отрицательный результат. То есть отразить, что документ не подписан (рис. 13).

В результате при подписании документа в программе будут отражаться сведения о фактическом подписанте.

Обратите внимание! Есть одно ограничение данного механизма: у каждого подписанта в действии может быть указан только один сотрудник, обеспечивающий подписание.

Иногда это бывает неудобно. В таких случаях делайте несколько строк для подписантов и указывайте условия их использования. Тогда в каждой такой строке будет свой обеспечивающий подписание.

Чтобы ограничить действия сотрудников для совершения тех или иных операций и для обеспечения информационной безопасности, в «1С:Документооборот» предусмотрены права доступа. Разберем, чем отличается их настройка в новой редакции программы.

В редакции 3.0 существенно изменился механизм настройки прав доступа. В целом он стал гораздо более удобным для администрирования. Теперь существуют следующие возможности регулировать права:

• Полномочия — набор прав, которые в принципе доступны сотруднику.

• Настройки доступности по состоянию (далее — НДПС) — действия, которые доступны сотруднику на том или ином этапе.

• Закладка Доступ — закладка, определяющая доступ к конкретному документу. (Он может быть закрыт для чтения, тогда сотрудник не увидит его, доступен только на чтение или на изменение).

Если документ недоступен для изменения, то настройки НДПС уже неважны. Закладка заполняется «по касанию». (То есть туда попадают все, кто указан в документе и его обработке, плюс те, кто прописан в закладке Доступ в шаблоне документа).

Локальные администраторы — механизм, позволяющий дать доступ (на чтение или изменение) к файлам, мероприятиям или проектам в определенных разрезах независимо от закладки Доступ в документах.

Обратите внимание! Возможность настраивать права на папки документов теперь отсутствует. Но! В редакции 3.0 в целом не рекомендуется использовать папки документов (лучше применять реестры). Настройка доступа к папкам осталась только для файлов, проектов и папок почты.

НДПС — инструмент, который ограничивает права на операции над документами, которые может видеть сотрудник.

В редакции 3.0 настройка доступности прав по состоянию стала более гибкой, но и более объемной. Теперь вы можете:

Организовывать НДПС по конкретным действиям, а не только по их видам — согласование, исполнение и т.д. Например, в обработке у вас было два согласования. Соответственно в НДПС будет две группы колонок для настройки состояний по этим согласованиям.

Безусловно, это более гибкая настройка, но и более трудоемкая: администратору базы придется отмечать энное количество галочек и крестиков.. В редакции 3.0 есть опции, позволяющие облегчить такой процесс. Вы можете:

Использовать кнопки массовой установки знаков в колонке или столбце. При этом еще и выбрать сразу группу колонок или строк, используя кнопку мыши (рис. 24).

Обратите внимание! На всякий случай возьмите на заметку рекомендацию при настройке НДПС. А именно — делайте записи для каждого вида документа (и группы сотрудников) отдельно. Тогда в долгосрочной перспективе вам будет гораздо проще администрировать НДПС.

Обновления редакции 3.0 коснулись не только непосредственной обработки документов. Поговорим и о других не менее полезных возможностях.

В любой достаточно большой компании, использующей «1С:Документооборот», возникает вопросы: что делать, если сотрудник пошел в отпуск? Как отметить согласование за руководителя, если он согласовал бумажный документ? Для подобных ситуаций в редакции 2.1 предусматривалось делегирование. В редакции 3.0 появился гораздо более гибкий механизм. Теперь вы можете:

Указывать помощников и заместителей (рис. 25).

Программа по-разному обрабатывает указание для помощников и замещающих. Помощник — тот, кто ассистирует руководителю, но сам не выполняет за него задачу. Он может распечатать, предоставить документы шефу, но сам их не согласует, не подписывает и т.д. Получается, что действие совершает руководитель, а фактически отражает его в программе — помощник. Это и запишет «1С:Документооборот». То есть зафиксирует, что операцию выполнил шеф, а отметил ее помощник.

Если же человек полноценно делает работу за руководителя (возможно, в какой-то конкретной области, а не все функции), тогда в программе его назначат заместителем. И задачи, которые он выполняет как «зам», уже будут отражаться как выполненные именно им. Например, вы направили задачу Согласование Иванову. Реализовал ее его заместитель Петров. В таком случае в листе согласования будет написано, что согласовано Петровым за Иванова.

Такой механизм помощников и заместителей приближен к реально выстроенным процессам в компаниях, поэтому удобен для подавляющего большинства организаций.

Иногда в организациях выстроена жесткая система, кто из сотрудников кому может направлять деловые поручения. Очевидный пример — практически никто не должен ставить задачи генеральному директору. В редакции 3.0 проблему решили кардинально — добавили опцию Правила коммуникаций. Теперь вы можете:

Настраивать ограничения для документов, задач и мероприятий. Если правило коммуникации для конкретного предмета не используется, то ограничений нет. Если же применяется — задействуется принцип «запрещено все, кроме того, что разрешено».

Например, вы хотите, чтобы поручения генеральному директору могли отправлять только его заместители и секретари. В таком случае создайте правило коммуникации для роли Исполнитель в задачах Поручение. В нем укажите, что весь персонал может направлять задачи только тем сотрудникам, которые находятся в подразделениях с рангом 2 и ниже. Для ролей Секретарь и Заместитель генерального директора ограничения уберите. В нашем примере к подразделению с рангом 1 относится только генеральный директор (рис. 26).

Обратите внимание! Настройка может быть достаточно гибкой: пользователь может устанавливать ограничения по подразделениям, рабочим группам, статусам (руководитель или сотрудник), ролям, рангам подразделений.

Ранее для сотрудников, которые выполняли несколько функций в компании (например, являлись внутренними совместтелями) необходимо было заводить нескольких пользователей. В редакции 3.0 произошло серьезное изменение в структуре хранения информации о персонале — появился справочник Сотрудники. Теперь вы можете:

Создавать нескольких сотрудников для одного пользователя (т.е. не такому сотруднику не нужно будет входить в программу несколько раз). В карточке сотрудника будет ссылка на физическое лицо и указание, является ли данный исполнитель основным (рис. 27).

Обратите внимание! Понятие «основной сотрудник» в документообороте отличается от одноименного термина в «1С:Зарплата и управление персоналом». Если с точки зрения кадрового учета человек может быть просто совместителем, не являться ключевым исполнителем, то в программе «1С:Документооборот» для каждого участника процесса обязательно будет карточка в справочнике Сотрудники с флажком Основной сотрудник. Далее могут появляться другие карточки (без указания данной отметки) для такого сотрудника в иных подразделениях. Они будут соответствовать функционалу, который этот исполнитель закрывает в организации. И это необязательно внутреннее совмещение с позиции кадрового учета. Возможно, просто было удобно разделить так обязанности сотрудников в компании.

Напомним, что структура справочника Подразделения в программе «1С:Документооборот» должна быть строго управленческой, а не той, что зафиксирована «официально». Поэтому всегда могут возникать ситуации внутреннего совместительства с управленческой точки зрения.

Это изменение незаметно для пользователей, но очень удобно для аналитиков и внедренцев. В редакции 2.1 при размещении на схеме скрипты были просто текстом. А значит, один и тот же сценарий приходилось копировать, а в случае правок — редактировать везде. В редакции 3.0 скрипты стали ссылочным типом. Теперь вы можете:

Указывать, какой скрипт нужно использовать в данном случае, а все правки сценария при необходимости делать в одном месте (рис. 28).

Эта опция позволяет с помощью системных настроек заполнять состав группы по заданному алгоритму, что исключает ручную актуализацию и экономит время. В целом, механизм рабочих групп не изменился в редакции 3.0, но усовершенствовался. Теперь вы можете:

Создавать свои рабочие группы, прописывать в них скриптом алгоритм автозаполнения.

Подобный функционал существенно облегчает работу в больших организациях, а именно — упрощает администрирование. Например, для задач ознакомления удобно создать группу сотрудников подразделения, имеющих доступ к базе (рис. 29).

Мы перечислили наиболее важные, с нашей точки зрения, изменения в «1С:Документооборот 3.0» по сравнению с предыдущей редакцией.

Вывод: редакция 2.1 помогает решать ключевые задачи, а 3.0 существенно упрощает работу сотрудникам (руководителям, ключевым пользователям, администраторам). Повышает контроль исполнительской дисциплины, не отвлекает исполнителей от ключевых задач и их основного профиля, удешевляет владение системой и дает огромные возможности для развития, масштабирования и внедрения действительно ЭЛЕКТРОННОГО документооборота, а не только автоматизации согласования.

При переходе с 2.1 нужно хорошо подумать, как отразятся изменения на учете именно в вашей организации, чтобы сразу максимально правильно организовать процесс в новой редакции. Этот процесс требует глубокого погружения, но он того стоит. В дальнейшем будет удобно работать и пользователям, и администраторам системы.

Еще работаете на 2.1? 

Оцените готовность к переходу на 1С:Документооборот 3.0 — запишитесь на аудит и получите четкий план действий.

Уже перешли на 3.0?
Помогите команде использовать систему на максимум — обучите администраторов через практический видеокурс по 1С:Документооборот 3.0.