Новые возможности в «1С:Документооборот 3.0»

Автор: Владимир Лушников | Последнее обновление: 23 июня 2023 | 🕐 12,5 мин.чтения

С выходом обноленной версии системы 1С:Документооборот начался новый интересный этап в развитии отечественных корпоративных систем электронного документооборота. 

Релиз 3.0 – это действительно современная и своевременная система, отвечающая запросам клиентов, как пользователей, так и компаний, эксплуатирующих программный продукт. В системе реализован серьезный объем функций, в той или иной мере востребованных и дорабатываемых партнёрами-интеграторами в предыдущей редакции. По всему видно, что компания 1С серьёзно проанализировала опыт эксплуатации систем редакции 2.1 и постаралась максимально учесть текущие потребности своих клиентов. 

Ниже мы подробно остановимся на основных отличиях редакции 3.0 от версии 2.1. 

Для вашего удобства — записали также развернутое видео по «1С:Документооборот 3.0»:

Первое, что «бросается в глаза» при знакомстве с версией 3.0, это то, что теперь нет деления документопотоков на входящие/исходящие/внутренние по отдельным справочникам. Все документы в системе содержатся в одном справочнике «Документы».  Интерфейс карточек документов гибко регулируется настройками вида документа. 

Для включения всех необходимых реквизитов, характеризующих ту или иную разновидность документа, достаточно установить соответствующий флаг в карточке вида документа («Является входящей корреспонденцией», «Является исходящей корреспонденцией», «Является договором» и т. п.)

В справочнике «Документы» содержится полный список абсолютно всех документов, соответственно облегчается поиск, так как теперь нет необходимости переходить между тремя справочниками.

Для повседневной работы сотрудников полный список всех видов документов, как правило не нужен. Поэтому в редакции 3.0 реализована возможность группировки документов в отдельные реестры по видам и настройка видимости реестров. Например, для договоров можно создать свой реестр, и, если сотрудник работает только с договорами, то настройкой доступа у остальных реестров можно скрыть их из блоков навигации на рабочем столе у сотрудника.

Изменился и внешний вид карточки документа. Реквизит «Вид документа» теперь может быть дополнен тематикой. По тематикам также предусмотрены отборы, настройки прав на создание документов определенным сотрудникам и настройки правил согласования документов.

В редакции 3.0 появилась возможность управлять расположением дополнительных реквизитов. Ранее дополнительные реквизиты располагались только на вкладке «Свойства», теперь можно выбрать место размещения реквизита на вкладке «Реквизиты» рядом с основным реквизитом.

Связи документа в редакции 3.0 больше не располагаются на отдельной вкладке в карточке документа. Чтобы посмотреть связи документа нужно перейти по ссылке и открыть их в отдельном окне.

Новая удобная функция в редакции 3.0 это признак почтенности документов. Документы, которые сотрудник еще не просмотрел, выделяются в списке жирным шрифтом.  Если в документ или его файл вносились изменения, то для текущего пользователя система его вновь выделит жирным шрифтом.

В редакции 3.0 появились новые возможности по работе с файлами. В карточках документов, задач и списке «Задачи мне» есть предварительный просмотр файлов документа. Для этого достаточно установить курсор на нужный файл, правая часть формы с реквизитами превращается в окно предварительного просмотра.

Появился контроль версий согласованных файлов. В печатной форме листа согласования выводится информация, если версия текущего файла отличается от версии согласованного файла, и тут же можно сравнить версии.

Для файлов, загружаемых со сканера или создаваемых по шаблону, можно задавать предопределенные имена.

В редакции 3.0 появилась возможность группировать файлы в карточке документа и управлять их количественным составом. В настройках вида документа можно задавать роли файлов, устанавливать требования по обязательности и количеству допустимых файлов. При помощи этой настройки, например, можно исключить ситуации создания и запуска в работу пустых карточек без файлов или добавления новых файлов вместо обновления версии существующего файла.

В редакции 3.0 значительно упростилась настройка прав к документам, вместе с тем появились новые возможности управления доступом к документам. Были упразднены настройки прав на папки документов, сами папки стали необязательными. 

Больше нет общих и специальных разрешений в политиках доступа, которые базово определяли уровни доступа (чтение/редактирование/регистрация) в разрезе видов документов, мероприятий, вопросов деятельности, грифов, групп доступа, организаций, подразделений. Сохранилась возможность назначать локальных администраторов.

Для настройки прав в редакции 3.0 используются только Полномочия. Они, как и прежде, представляют собой готовый набор ролей, который можно назначать сотрудникам, подразделениям, рабочим группам, исполнителям ролей, участникам мероприятий и проектных команд.

Для всех документов, мероприятий и проектов работает принцип автоматического назначения прав «по касанию». Простыми словами этот принцип можно описать так: права на документ получают все сотрудники, которые являются участниками обработки документа, а именно получили задачу по документу, письмо, являются участником мероприятия с документом-предметом, являются участником проекта, который указан в документе.

В редакции 3.0 появились автозаполняемые рабочие группы, что является гибким инструментом управления расчетом прав. Примером такой рабочей группы является группа «Руководители подразделений», которая заполняется по заранее заданному алгоритму. В связи с тем, что алгоритмы в редакции 3.0 теперь можно создавать в пользовательском режиме, это открывает большие возможности для управления документами, например, при существовании в компании организационной структуры с двойным подчинением по административному и функциональному принципу.

Появилась возможность автоматического расширения прав доступа к связанным документам. Например, если сотрудник получает доступ к дополнительному соглашению, то он автоматически может получить доступ и к связанному с ним договору-основанию. В настройках связи указывается необходимость синхронизации доступа, таким образом система автоматически перенесет сотрудников, имеющих доступ к основному документу, в связанный документ.

Пожалуй, самое революционное отличие редакции 3.0 от редакции 2.1 - это новая логика обработки документа. Привычные шаблоны комплексных процессов больше не используются для документов. Обработка документа теперь состоит из последовательности действий, выполняемых по правилам обработки. Сами действия и правила их обработки настраиваются в разрезе видов документов. Привычные процессы (согласование, исполнение, ознакомление и т. п.), которые обеспечивают выполнение действий, максимально скрыты с глаз пользователя. Вся информация по действиям над документом собрана в одном месте – на закладке «Обработка» в карточке документа. Здесь можно проследить полный путь документа, увидеть не только этапы, которые документ уже прошел, у кого он сейчас на исполнении, но и куда документ направится далее, и сколько ещё этапов ему предстоит пройти в будущем.

Состояния документа в редакции 3.0 формируются в разрезе действий, таким образом появилась возможность более гибко управлять настройками доступности полей по состоянию. Например, если у документа несколько этапов в согласовании, то можно в настройках конечного этапа экспертизы документа запретить сотрудникам редактировать файл или какие-то ключевые поля в карточке документа.

Была доработана логика работы некоторых привычных бизнес-процессов. Согласование в режиме замечаний - одна из долгожданных функций. Теперь документ могут редактировать одновременно несколько сотрудников, причем все замечания и комментарии делаются непосредственно в файле, а инициатор отрабатывает замечания и принимает решение сформировать из них протокол разногласий. Этот режим очень похож на рецензирование в Ms Word.

Отдельно хочется остановиться на такой функции, как вытеснение участников согласования. Теперь нет необходимости настраивать сложные условия маршрутизации, зачастую на встроенном языке, если в процессе обработки документа один и тот же сотрудник оказывается исполнителем нескольких задач. Если один и тот же сотрудник является участником действий согласования и подписания/утверждения, то система сама вычислит «лишнюю» задачу и оставит в обработке задачу более высокого приоритета, например, утверждение, а не согласование.

Также в редакции 3.0 появилась возможность согласования документов без формирования визы. Это может быть полезно для задач нормоконтроля документов, проверки их оформления делопроизводственными службами.

Для подписания документов при традиционной бумажной форме документооборота появилась новая возможность обеспечения подписания документа. Вместо руководителя, который ставит свою подпись на бумажном оригинале документа, статус подписания в системе теперь может проставлять обеспечивающий подписание.

  Для действий исполнение появился функционал исполнения по пунктам. Эта функция может быть удобна при выполнении распорядительных документов.

В редакции 3.0 реализована очень востребованная функция – отправка задачи новым участникам, когда процесс обработки документа завершен или нужное действие уже пройдено. Теперь нет необходимости перезапускать всю обработку документа, достаточно добавить новых участников в необходимые действия. Результаты уже завершенных действий сохранятся в текущей версии процесса обработки. Функция может быть полезна при отправке документа на согласование дополнительным участникам или, например, для ознакомления новых сотрудников с подписанным до их приема в организацию приказом.

Значительным образом были доработаны инструменты программы, регулирующие совместную работу сотрудников. Для сотрудников, совмещающих несколько должностей в структуре компании, теперь возможно создавать несколько записей в справочнике «Сотрудники и подразделения», при этом параметры аутентификации привязаны к пользователю. Таким образом сотрудник, работая в программе под одним пользователем, может выполнять задачи, как разные должностные лица из двух и более структурных подразделений.

  Функционал делегирования прав в редакции 3.0 существенно изменился. Теперь стало возможно настраивать замещающих и помощников в разрезах видов документов и видов действий, выполняемых с ними. 

Совершенно новая функция. Реализованная в редакции 3.0, это правила коммуникаций. Благодаря ней можно исключить ошибки пользователей при выборе адресатов документов и исполнителей действий. Например, рядовой сотрудник больше не сможет отправить в работу документ напрямую руководителю компании, если такой запрет настроен в правилах коммуникаций. 

Стоит отметить, что в программе появились новые реквизиты виды и ранги подразделений, при помощи которых можно гибко настроить коммуникации в организации со сложной управленческой структурой, не меняя иерархию справочника «Сотрудники и подразделения». Указав в карточке подразделения вручную более высокий ранг, можно реализовать особые «привилегии» в правилах коммуникации для сотрудников определенных подразделений.

В заключение хотелось бы отметить новые возможности для разработчиков и администраторов системы, которые появились в редакции 3.0. В частности, теперь можно создавать и добавлять в пользовательском режиме свои собственные автоподстановки для документов и процессов. Раньше это было доступно только в переопределяемом модуле.

  В системе теперь есть единое окно Все скрипты, в котором можно добавлять также собственные скрипты условий маршрутизации, настроек автозаполнения файлов и пр. Скрипты схем обработок объектов теперь также хранятся в данном разделе, их можно добавить один раз и многократно использовать в схемах обработки документов, а в карточке скрипта всегда можно получить информацию, где он используется. 

Единая очередь заданий в редакции 3.0 обрабатывается теперь одним регламентным заданием, позволяет удобно контролировать ход процессов обработки документов и возможные ошибки.

Есть вопрос? — Поделитесь вашим мнением в комментариях