Куда пропадают файлы из задач в 1С:Документооборот и как это исправить с помощью АГР

В 1С:Документооборот пользователи часто прикладывают файлы прямо к задачам, предполагая, что они автоматически станут частью карточки документа. Однако в типовом функционале это работает иначе: вложение остается привязанным к задаче и не отображается среди файлов документа. Из-за этого возникают сложности при поиске актуальных версий, появляются дубли документов и недопонимание между участниками процесса. Рассмотрим, почему так происходит и какими способами можно решить эту проблему.

Представьте ситуацию:

Сотрудник согласовывает договор и во время работы прикладывает новую редакцию документа прямо к задаче. После этого спокойно отправляет ее дальше, считая, что файл теперь доступен всем участникам процесса.

Но через несколько дней другой сотрудник открывает карточку договора и не может найти этот файл. Его нет среди вложений, хотя коллега уверен, что документ был прикреплен.

На самом деле файл никуда не исчез. Он сохранился внутри задачи, поэтому увидеть его смогут только пользователи, которые откроют историю выполнения процесса. Остальные будут искать его в карточке документа и, скорее всего, решат, что файл вообще не прикладывали.

Разберем, как это работает в типовом функционале 1С:Документооборот, а затем посмотрим, как эту проблему помогают решить две функции Академического ГиперРасширения:

• № 55 «Запрет добавления файлов к задачам» (для 2.1 и 3.0);

• № 87 «Перенос файлов из задач в предметы» (для 2.1 и 3.0).

Почему файлы оказываются внутри задачи (в типовом функционале)
Почему пользователи не могут найти вложения
Как должно быть организовано хранение файлов
Решение №1. Запретить добавлять файлы в задачи
Где настраивается функция в версии 3.0
Решение №2. Автоматически переносить файлы в карточку документа
Какую функцию выбрать
Итоги

Представим простой пример. Менеджер получил задачу на согласование договора. Во время работы он решил приложить новую редакцию документа и нажал кнопку добавления файла прямо в задаче. На первый взгляд всё прошло успешно. Но есть один нюанс. Файл прикрепился к задаче, а не к карточке документа. Сам исполнитель может даже не заметить этой особенности. Но остальные участники процесса чаще всего открывают именно карточку документа, а не историю выполнения задач.

В результате возникает путаница:

• один сотрудник уверен, что файл уже приложил;

• второй не может его найти;

• третий загружает еще одну копию документа.

В итоге в системе появляется несколько разных версий файла.

В типовом функционале прикрепленный файл остается внутри задачи. Чтобы найти его, необходимо открыть вкладку «Обработка», перейти к нужному действию и посмотреть комментарии. Большинство пользователей этого не делает. Обычно сотрудники открывают карточку документа и ожидают увидеть все материалы именно там. Из-за этого создается впечатление, что файл вообще никто не прикладывал.

Если файл относится к самому документу, логичнее хранить его в карточке документа.

Например, в распределить по ролям:

• Основные

• Вспомогательные

Тогда любой участник процесса сразу увидит актуальные материалы независимо от того, кто и когда их загрузил.

Если в компании принято хранить все документы только в карточке, можно полностью исключить ошибку пользователей.

Для этого в Академическом ГиперРасширении предусмотрена функция № 55 «Запрет добавления файлов к задачам».

После включения функции пользователь больше не сможет прикрепить файл к задаче.

Система просто сообщит, что это действие запрещено.

Пользователь сразу понимает, что файл необходимо добавить в карточку документа.

Это простой способ приучить пользователей работать правильно без дополнительных инструкций.

В 1С:Документооборот 3.0 запрет можно настроить отдельно для нужных правил обработки. Например, только для согласования договоров. То есть можно самостоятельно определить, в каких процессах сотрудники не смогут прикладывать файлы к задачам.

Не всегда удобно полностью запрещать пользователям прикладывать файлы.

Иногда проще разрешить это действие, но автоматически исправлять ситуацию.

Именно для этого предназначена функция № 87 «Перенос файлов из задач в предметы».

Пользователь продолжает работать привычным способом и прикладывает файл прямо к задаче. После ее выполнения Академическое ГиперРасширение автоматически переносит файл в карточку документа — в нужную папку. Для сотрудника процесс остается прежним, а остальные участники сразу видят актуальную версию документа.

Обе функции решают одну и ту же проблему, но делают это по-разному.

Выбор зависит от того, насколько компания готова менять привычки пользователей.

Функция № 55 подойдет, если:

• в компании строгие правила хранения документов;

• сотрудники готовы сразу работать по правильному сценарию;

• важно полностью исключить ошибки.

Функция № 87 подойдет, если:

• пользователи уже привыкли прикладывать файлы к задачам;

• менять привычный процесс не хочется;

• нужно, чтобы система сама переносила файлы в карточку документа.

В типовом функционале 1С:Документооборот файлы, прикрепленные к задаче, могут остаться незамеченными для других участников процесса. Чтобы найти их, приходится открывать вкладку «Обработка», а делают это далеко не все пользователи.

Академическое ГиперРасширение предлагает два удобных варианта решения:

• Функция № 55 — не позволяет прикреплять файлы к задачам и сразу направляет пользователя к правильному месту хранения документов.

• Функция № 87 — автоматически переносит прикрепленные к задаче файлы в карточку документа, избавляя пользователей от лишних действий.

Обе функции помогают поддерживать порядок в документах и делают совместную работу заметно удобнее.