Как классифицировать виды внутренних документов в 1С Документооборот?

В программе 1С Документооборот внутренние документы можно вести по видам. От вида внутреннего документа зависят настройки, которые влияют на карточку документа. Поэтому очень важно правильно классифицировать все виды внутренних документов, которые используются в организации.

Классификация документов в 1С:Документооборот подробно рассмотрена в видеокурсе.

В новом ГОСТе 7.0.8-2013 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" исключено определение внутреннего документа. Хотя в предыдущем ГОСТе Р 51141-98 написано, что "внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации". Хотя, как мы увидим далее, мы к внутренним документам будет относить в том числе документы, которые выходят за пределы организации, например, договоры.

Обычно внутренних документов очень много. И для того, чтобы работать с документами системно, целесообразно разделить их на группы. В делопроизводственной практике принято делить внутренние документы на следующие категории:

• организационно-правовые,
• распорядительные,
• информационно-справочные,
• договоры,
• документы по основной деятельности (производство, строительство и т.д.),
• финансово-бухгалтерские документы;
• документация по трудовым отношениям,
• личные документы.

В настройках программы по делопроизводству в 1С надо установить флажок "Использовать виды внутренних документов".

В 1С Документообороте рекомендуется в справочнике "Виды внутренних документов" создать группы в соответствии с категориями, на которые мы решили классифицировать наши внутренние документы.

Далее в каждой группе нужно создавать конкретные виды внутренних документов. Рассмотрим эти группы подробнее.

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Можно привести следующие примеры организационно-правовых документов:

• Устав,
• Положение об организации,
• Положение о структурном подразделении,
• Штатное расписание,
• Правила внутреннего трудового распорядка,
• Должностная инструкция и проч.

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Обычно эти документы действуют сверху-вниз. Примеры распорядительных документов:

• Приказ,
• Распоряжение,
• Указание,
• Решение,
• Постановление.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Обычно эти документы действуют снизу-вверх или по-горизонтали. Примеры информационно-справочных документов:

• Служебная записка,
• Докладная записка,
• Объяснительная записка,
• Предложение,
• Заявление,
• Протокол,
• Акт,
• Справка,
• Заключение и прочие.

Договоры – соглашения между двумя или более лицами (физическими или юридическими) в соответствии со статьей 420 ГК РФ. Примеры договоров:

• Договор строительства,
• Договор аренды,
• Договор субподряда,
• Договор поставки,
• Договор оказания услуг,
• Лицензионный договор,
• Дополнительное соглашение и прочие.

Финансово-бухгалтерские документы – документы, необходимые для ведения бухгалтерского учета и составления налоговой, бухгалтерской и статистической отчетностей. Примеры финансово-бухгалтерских документов:

• главная книга,
• годовые отчеты,
• бухгалтерские балансы,
• акты ревизий, инвентаризаций,
• первичные бухгалтерские документы,
• кассовые книги и прочие.

Документация по трудовым отношениям связана с отношениями между работодателем и работниками. Примеры документов по трудовым отношениям:

• приказы по личному составу,
• трудовые контракты,
• личные дела,
• личные карточки формы Т-2,
• лицевые счета по заработной плате,
• трудовые книжки,
• графики отпусков и прочие.

Личные документы относятся к физическим лицам. Например:

• резюме;
• автобиографии;
• расписки;
• личные доверенности и прочие.

Организация определяет перечень и классификацию документов в зависимости от специфики своей деятельности. От того, насколько корректно будут определены виды документов, зависит успешность внедрения сэд 1с документооборот.

Приведем факторы, которые влияют на разделение или укрупнение по виду документа.
В зависимости от вида внутреннего документа маршрут движения документа может отличаться. Привязка маршрута движения документа указывается в настройках шаблонов процессов.

По виду документа можно задать настройки (флаги), которые будут влиять на функционал карточки документа:

• Использовать срок исполнения - с помощью данной настройки в карточке документа данного вида станет видимым поле Срок  исполнения.
• Вести учет по номенклатуре дел - если установлен, то в карточке документа данного вида появится реквизит Номенклатура дел. В нумераторы включена возможность использовать индекс по номенклатуре дел в регистрационном номере документа. Индекс по номенклатуре дел выбирается из реквизита Номенклатура дел карточки документа данного вида, поэтому для использования индекса по номенклатуре дел должна быть включена данная настройка.
• Необходима печать штрихкода при создании документа - если установлен, то при закрытии карточки только что созданного внутреннего документа данного вида будет осуществляться проверка того, был ли напечатан штрихкод созданного документа (любым из возможных вариантов). Если штрихкод не был напечатан, то система выдаст предупреждение с запросом подтвердить закрытие формы. 
• Вести учет по корреспондентам - если установлен, то в карточке документа данного вида будут доступны поля учета данных о корреспонденте, контактном лице корреспондента и подписавшем со стороны корреспондента.
• Вести учет по адресатам – если установлен, то настройка позволит указать в карточке поле Адресат. Это актуально для вида внутреннего документа «Служебная записка» или «Заявление».
• Учитывать срок действия - если установлен то в карточке документа данного вида появятся поля для указания срока действия документа и порядка продления документа. 
• Учитывать сумму документа - если установлен, то для документов данного вида можно будет указать сумму и валюту документа.
• Вести учет по статьям ДДС - данная настройка делает доступным заполнение списка статей ДДС и сумм в карточке документа. Это актуально для вида внутреннего документа "Заявка на расходование денежных средств".
• Учитывать недействующие документы - если установлен, то документы данного вида могут быть отменены или расторгнуты. При установке в карточке документа данного вида появляется флаг Не действует и ссылка на документ, который делает его не действующим.
• Является договором - данный признак означает, что документы с этим видом являются договорами. При установке данного признака автоматически устанавливаются признаки Вести учет по корреспондентам, Учитывать срок действия, Учитывать сумму документа, Учитывать недействующие документы и сбрасывается признак Является комплектом документов.
• Является комплектом документов - данный признак означает, что документы с этим видом являются комплектами других документов и файлов. Установить данный признак можно при условии что не установлен ни один из признаков: Является договором, Вести учет по номенклатуре дел, Учитывать срок действия, Учитывать недействующие документы.
• Обязателен файл скан-копии оригинала – если документ с таким флажком зарегистрирован, а файл с признаком Оригинал отсутствует, то в карточке документа будет выводиться предупреждение о необходимости добавить скан-копию.
• Обязательно указание ответственного – если настройка установлена, то новый документ этого вида нельзя будет создать с незаполненным полем Ответственный.
• Использовать этапы обработки документа – настройка позволяет учитывать этапы обработки для документа. Если настройка установлена, то в карточке вида документа доступна закладка Этапы, где можно указать этапы обработки для текущего вида внутреннего документа.
• Автоматически вести состав участников рабочей группы - для документов данного вида в рабочую группу будут автоматически добавляться новые участники рабочих процессов по документу.
• Для документов этого вида заполнение рабочей группы является обязательным - для документа данного вида контролируется заполнение рабочей группы.
• Подписывать резолюции электронной подписью - если флажок установлен, то для документов данного вида утверждение каждой резолюции ЭП будет обязательным.
• Запретить создание документа не по шаблону – если флаг установлен, то пользователи смогут создавать документы данного вида только по заранее подготовленному шаблону.

К виду документа можно задать набор дополнительных реквизитов и сведений.

И к виду документа привязывается нумератор.

Как видим, если приведенные выше характеристики отличаются, то целесообразно разделять виды документов на более мелкие. А если отличий нет, то объективных причин, чтобы дробить виды внутренних документов нет.

После классификации видов документов в 1С Документооборот надо переходить к организации папок внутренних документов.

Классификация документов в 1С:Документооборот подробно рассмотрена в видеокурсе.