ЭДО в 1С:Документооборот - функционал и возможности

В связи с развитием законодательных требований к организации юридически-значимого электронного документооборота сейчас трудно найти компанию, которая не столкнулась бы с необходимостью выбора программного продукта, на базе которого можно эффективно организовать электронный документооборот с контрагентами и контролирующими органами. Фирма 1С, стоящая у истоков автоматизации процессов учета и документооборота в нашей стране, предлагает готовое современное решение, позволяющее обмениваться документами с соблюдением всех необходимых формальностей

Новый продукт 2023 года → Бесшовная интеграция ЭДО в 1С:Документооборот  для Контур Диадок, 1С-ЭДО, Такском, СБИС и СВД прямо из интерфейса программы.

Подключение модуля 1С:ЭДО доступно практически во всех типовых конфигурациях 1С. Сейчас это коробочный сервис, доступный бесплатно подписчикам ИТС, использующим основные типовые конфигурации 1С. В данной статье мы расскажем о функционале и возможностях конфигурации 1С:Документооборот для решения практических задач организации юридически-значимого ЭДО.

Электронные документы от контрагентов, подписанные электронно-цифровой подписью, поступают в 1С:Документооборот через модуль 1С:ЭДО. Настройки получения и отражения в учете позволяют гибко регулировать правила и шаблоны создания документов учета. 

Все электронные документы, отраженные в учете, становятся в 1С:Документооборот внутренними документами, и для них в системе автоматически становятся доступными инструменты настройки деловых процессов и совместной работы сотрудников, контроля и исполнения задач, в т. ч. настройка условий маршрутизации документов и комплексных процессов обработки, которые не всегда доступны у других операторов ЭДО или, например, доступны только при работе в личном кабинете.

Подробнее про настройку внутреннего электронного документооборота в 1С читайте в расширенной статье Базы знаний Академии.

Отдельно хочется остановиться на подписании документов электронной подписью в 1С:Документооборот. Если позволяют регламенты информационной безопасности в компании, можно настроить клиент-серверный вариант подписания документов, при котором подписанту нет необходимости постоянно держать при себе токены с ключами ЭП. Контейнеры с закрытыми ключами ЭП могут храниться в реестре или на жестком диске, а при подписании происходит проверка подписей и сертификатов на сервере. Сама подпись на электронный документ ставится посредством нажатия на кнопку, когда подписанту приходит соответствующая задача. Это привычно для пользователей. При выполнении задачи система запрашивает сертификат ЭП и пароль от него.

Основные сервисы оператора 1С-ЭДО доступны прямо из интерфейса 1С: Документооборот, в отличие от других операторов, у которых вся работа по настройке ЭДО ведется из личного кабинета. Настройка учетной записи ЭДО и обмена электронными документами, работа с приглашениями контрагентов, отправка заявлений на выпуск сертификатов ЭП в удостоверяющий центр – всё это осуществляется непосредственно в 1С:Документооборот. Настройку канала ЭДО с конкретным контрагентом в 1С: Документооборот также можно производить прямо из справочника «Контрагенты».

Благодаря модулю с большинством прикладных решений 1С позволяет настроить бесшовную интеграцию в 1С:Документооборот, а также вовлекать в процесс согласования и подписания документов пользователей других систем 1С:Предприятие, даже если они не работают в самой системе 1С:Документооборот. Таким образом создается единое информационное пространство, в котором согласовываются и подписываются электронные документы в компании.  Так с помощью системы 1С:Документооборот можно создать электронный архив всех образующихся в деятельности компании документов, и в случае необходимости предоставления документа в контролирующие органы из него можно выгрузить электронный документ с подписью. У других операторов ЭДО информация о подписании документа хранится только в личном кабинете оператора, куда не всегда оперативно можно получить доступ, да и найти нужный документ тоже бывает непросто.

1С:Документооборот позволяет гибко регулировать отправку и получение электронных документов. При необходимости можно настроить отправку вручную сразу после подписания документа или получение документов по определенному расписанию (например, один раз в день только по рабочим дням), что актуально для определения сроков исполнения документов, если компания ведет претензионную работу.

Если оператор ЭДО контрагента отличается от оператора ЭДО компании, то требуется настройка роуминга. Это довольно трудоемкий процесс, который может занимать до 30 дней и сильно усложняет процесс обмена электронными документами. Между провайдерами - партнерами 1С (Калуга Астрал, Тензор (СБИС), Такском и другие), реализован механизм автоматической настройки роуминга без подачи письменных заявлений. Конечно, в каждом конкретном случае могут существовать технические нюансы настройки, но процедура в целом упрощена для провайдеров - партнеров 1С.

Несомненно, у функционала ЭДО в любой системе есть своя специфика использования, и чаще всего компании дорабатывают коробочный продукт под свои конкретные нужды. Использование механизма расширений конфигурации 1С:Документооборот позволяет дорабатывать программу без снятия конфигурации с поддержки. 

«Академия документооборота Лушников и партнеры» приводит пример доработки функционала ЭДО в системе 1С:ДО, реализованной у одного из наших клиентов. С похожими примерами удачных улучшений базового функционала системы, реализованных через расширения, можно ознакомиться в специализированном разделе https://www.doc-lvv.ru/aha.